Liquiditeitsprognose Excel - Gratis Sjabloon

1. Open het tabblad Liquiditeitsprognose en controleer of de 12 maanden goed staan ingesteld. De eerste regel is een titelrij, daaronder begint de maandelijkse invoer.
2. Vul per maand je omzet, ontvangen betalingen, kosten en investeringen in. Gebruik realistische bedragen, bijvoorbeeld € 9.200 omzet en € 3.200 inkoop in een rustige maand.
3. Ga naar Assumpties en zet daar je minimale buffer, btw-reservering en vaste aannames klaar. Zo blijven je uitkomsten consistent als je het bestand later hergebruikt.
4. Gebruik Scenario's om een basis-, krap- en stressscenario naast elkaar te zetten. Dat is vooral nuttig als een klant 30 dagen later betaalt of als een grote aankoop verschuift.
5. Lees het eind saldo en de signalering na elke maand. Zakt je saldo onder de buffer, dan weet je dat je vóór de volgende btw-aangifte of salarisrun moet bijsturen.
6. Werk het bestand elke maand bij op een vast moment, bijvoorbeeld direct na het boeken van bankmutaties. Dan blijft je prognose bruikbaar in plaats van een losse theorie.

Dit sjabloon is gemaakt voor ondernemers die elke maand moeten weten of de rekening nog adem heeft. Denk aan een zzp'er met een eenmanszaak, een administratief medewerker bij een installatiebedrijf of de penningmeester van een vereniging die rond de contributie- en subsidie-inning werkt.

De drukte zit vaak op vaste momenten: net vóór de btw-aangifte, vlak voor de salarisrun of aan het begin van het schooljaar als orders en kosten tegelijk bewegen. Als je bijvoorbeeld € 18.000 binnenkrijgt en € 15.400 uitgeeft, lijkt de maand prima, maar een openstaande btw-afdracht van pakweg € 3.500 kan je buffer meteen wegtrekken.

Afbeelding 1 toont het tabblad Liquiditeitsprognose

Op dat tabblad zie je per maand de belangrijkste kasstromen onder elkaar. De opzet is overzichtelijk: maand, begin saldo, omzet, betalingen, kosten, investeringen, eind saldo en een waarschuwing als je onder je minimum komt.

Afbeelding 2 toont het tabblad Scenario's

Daar zet je een basisbeeld naast een voorzichtige en een stressvariant. Dat is nuttig als een webshop met 300 bestellingen per maand ineens 20% minder omzet draait of als een aannemer met 4 werknemers een grote factuur 30 dagen later betaald krijgt.

Afbeelding 3 toont het tabblad Assumpties

Daar bewaar je vaste aannames zoals je buffer, reservering voor belastingen en het tempo waarin betalingen binnenkomen. Zo hoef je niet op elk tabblad opnieuw dezelfde bedragen in te voeren.

Voor liquiditeit draait het in de praktijk vooral om timing. Een factuur met btw van 21% kan pas later worden betaald, terwijl de afdracht wel gewoon in je aangiftetermijn valt; standaard doe je btw-aangifte per kwartaal, al kan maand- of jaaraangifte ook.

Als je onder de KOR valt, ligt de omzetgrens op € 20.000 per jaar en reken je geen btw af. Dat maakt je administratie rustiger, maar je hebt ook geen voorbelasting terug te halen; bij een voorraadinkoop van € 10.000 exclusief btw scheelt dat direct € 2.100 aan kasdruk als je wel btw-plichtig bent.

Voor dit soort prognoses is de praktische keuze simpel: zet btw-reservering altijd apart, ook als je inkomsten sterk wisselen. Voor een mkb-bedrijf met € 30.000 omzet per maand is een reservering van bijvoorbeeld 21% op de btw-belaste omzet meestal beter dan achteraf schrikken van een afdracht die je saldo halveert.

De fiscale bewaarplicht is 7 jaar, en 10 jaar voor gegevens over onroerend goed. Dat betekent dat je bankmutaties, verkoopfacturen en onderbouwing van grote investeringen gewoon terugvindbaar moeten blijven; voor een jaarrekening en balans heb je die brondata later nog nodig.

Een andere harde grens is de onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer. Rijdt een medewerker 1.200 kilometer per maand, dan is dat € 276 aan kosten; zet je dat niet goed in je prognose, dan onderschat je je uitgaven structureel.

De grootste fout is omzet verwarren met geld op de bank. Een bedrijf kan in april € 25.000 factureren en toch in de knel komen als daarvan nog € 9.000 openstaat, € 4.200 aan loonheffing volgt en er ook nog € 3.000 btw gereserveerd moet worden.

Een tweede fout is uitgaan van winst in plaats van kasstroom. Een afschrijving van € 12.000 op een machine raakt je liquiditeit niet direct, maar een aanbetaling van € 12.000 wel; wie die twee door elkaar haalt, plant te optimistisch.

Ik zie ook vaak dat vaste lasten te laag worden ingeschat. Een bv met 5 medewerkers en een maandelijkse loonsom van € 18.000 is al snel € 19.500 of meer kwijt als je werkgeverslasten, pensioen en vakantiegeld meerekent; dan is een buffer van € 5.000 simpelweg te dun.

Dubbele betaling is ook een klassieker. Een factuur die al via automatische incasso is voldaan, maar nog als open post in het overzicht staat, kost je zo weer honderden euro's extra en een paar uur uitzoekwerk.

Het kost vooral tijd en rust. Een gemiste btw-reservering van € 4.000 of een te laat betaalde leveranciersfactuur kan leiden tot rente, herinneringen en stilgevallen leveringen; dat is precies het soort gedoe dat je met een goede prognose voorkomt.

Ook de auto van de zaak hoort in zo’n prognose thuis, omdat de bijtelling privégebruik direct doorwerkt in je maandlasten.

De beste routine is koppelen aan iets wat je al doet. Zet de update vast direct na de bankverwerking of op de dag dat je de btw-aangifte voorbereidt; dan wordt het onderdeel van je administratie in plaats van een los extra klusje.

Werk altijd met hetzelfde ritme: vorige maand kopiëren, nieuwe bedragen invullen, buffer checken en scenario's actualiseren. Als je dat 12 keer per jaar doet, heb je steeds een actuele 12-maandsblik zonder dat je bestand vervuilt.

Handige gewoontes voor elke maand

• Kopieer het tabblad van de vorige periode en wijzig alleen de nieuwe bedragen.
• Gebruik gegevensvalidatie zodat je geen maandbedragen of percentages in de verkeerde kolom zet.
• Laat de voorwaardelijke opmaak direct rood kleuren als je onder de minimale buffer zakt.
• Houd een vaste btw-reservering aan, bijvoorbeeld op basis van 21% van je belaste omzet.

Zodra je meerdere bankrekeningen, projecten of tientallen openstaande facturen moet volgen, wordt Excel vaak te klein. Dan is het tijd voor boekhoudsoftware met bankkoppeling en debiteurenbeheer; voor een kleine ondernemer is dit sjabloon juist ideaal zolang je de kas nog zelf wilt snappen.

Zodra je de btw-reservering volgt, sluit de aangifte in Excel daar logisch op aan, omdat je die gereserveerde bedragen meteen naast je te betalen btw kunt zetten.