Werkkapitaal Excel - Gratis Sjabloon

1. Open het tabblad Werkkapitaal en vul per maand je posten in: debiteuren, voorraad, liquide middelen en de kortlopende schulden.
2. Controleer of de bedragen kloppen met je administratie of grootboek. Een fout van € 5.000 in debiteuren of crediteuren zie je direct terug in het resultaat.
3. Bekijk automatisch het berekende werkkapitaal, de current ratio en de quick ratio. Een current ratio van 1,50 betekent bijvoorbeeld € 1,50 aan vlottende activa per € 1,00 schuld.
4. Ga naar Analyse en gebruik de grafiek om de trend per maand te volgen. Zo zie je snel of je buffer in het seizoen oploopt of juist wegzakt.
5. Lees het tabblad Toelichting als je wilt weten hoe de formules zijn opgebouwd en welke posten wel of niet meetellen.
6. Gebruik het bestand elke maand op een vast moment, bijvoorbeeld direct na je btw-aangifte of na het boeken van de bank.

Dit sjabloon is vooral handig voor de ondernemer die elke maand wil weten of er genoeg geld in de zaak zit om rekeningen op tijd te betalen. Een installateur met 4 monteurs die € 35.000 voorraad en € 62.000 debiteuren heeft, kan prima winst maken en toch krap in cash zitten als er € 30.000 aan crediteuren en € 8.000 aan overlopende passiva tegenover staat.

Je gebruikt dit soort overzicht vaak na de bankafsluiting, bij de maandrapportage of vlak voor de btw-aangifte. Een webshop met 300 bestellingen per maand ziet bijvoorbeeld snel of voorraadopbouw in november ten koste gaat van de liquiditeit in januari.

Wanneer je hier echt op stuurt

Bij een eenmanszaak merk je het direct als klanten gemiddeld 45 dagen later betalen en je leveranciers na 14 dagen willen worden voldaan. Dan is het verschil tussen een current ratio van 1,1 en 1,6 geen theorie, maar het verschil tussen gerust inkopen doen of eerst de debiteuren nabellen.

Wat je in de tabbladen terugziet

Het tabblad Werkkapitaal bevat de maandregels met bedragen per post. Analyse zet de ontwikkeling in een grafiek, en Toelichting legt uit hoe de posten zijn opgebouwd en waarom voorraad wel meetelt voor vlottende activa, maar niet voor de quick ratio.

Afbeelding 1 laat de invoer- en resultaatkolommen zien, afbeelding 2 de grafiek met trend per maand en afbeelding 3 de uitleg. Daarmee heb je in één bestand zowel de rekensom als de onderbouwing voor je gesprek met de bank of boekhouder.

Voor werkkapitaal zelf bestaat geen belastingtarief, maar de onderliggende posten moeten wel uit je administratie komen. Denk aan facturen met btw, openstaande debiteuren, crediteuren en saldo’s van je bankrekening; voor de factuur zelf gelden in Nederland onder meer een KVK-nummer, btw-id, opeenvolgend factuurnummer en gespecificeerd btw-bedrag.

De regels die in de praktijk meespelen zijn vooral de bewaarplicht van 7 jaar en voor onroerend goed 10 jaar, plus de gebruikelijke btw-aangifte per kwartaal. Een bedrijf dat € 120.000 omzet draait en gemiddeld € 18.000 aan openstaande debiteuren heeft, rekent anders dan een dienstverlener die vrijwel alleen vooruit betaalt krijgt.

Current ratio en quick ratio in de praktijk

Een current ratio van 2,0 betekent dat je € 2 aan vlottende activa hebt voor elke € 1 aan kortlopende schuld. De quick ratio laat voorraad buiten beschouwing; heb je € 28.000 voorraad op een totaal van € 90.000 vlottende activa, dan is dat relevant, want die voorraad is niet morgen allemaal cash.

Wat ik in de praktijk het handigst vind

Voor een klein bedrijf is kwartaalsgewijs kijken meestal genoeg, maar voor seizoensbedrijven is maandelijks beter. Een tuincentrum met veel omzet in het voorjaar kan in april een prima balans hebben en in augustus al krap zitten; dan wil je geen kwartaalvertraging in je inzicht.

Gebruik je dit bestand voor de bank of voor intern beheer, dan is de combinatie van current ratio, quick ratio en werkkapitaal sterker dan alleen een saldo op de bankrekening. De bank kijkt namelijk niet alleen naar cash, maar ook naar openstaande klanten, voorraad en kortlopende schulden samen.

De grootste fout is dat voorraad te hoog wordt gewaardeerd of dat openstaande debiteuren te optimistisch blijven staan. Een voorraad die in werkelijkheid nog maar € 22.000 waard is, maar voor € 35.000 in de sheet staat, maakt je werkkapitaal mooier dan het is; dat verschil van € 13.000 kan precies de buffer zijn die je dacht te hebben.

Een tweede fout is het vergeten van kortlopende schulden zoals te betalen btw, loonheffing of vakantiegeld. Een team van 6 medewerkers met € 3.200 bruto per maand per persoon bouwt al snel een stevige verplichting op aan vakantiegeld: 8% van het brutoloon is € 1.536 per maand aan reservering, en dat moet je meenemen.

Wat een verkeerde inschatting kost

Als je te laat ziet dat je current ratio onder 1,0 zakt, ga je vaak te laat betalen en krijg je aanmaningskosten of handelsrente. Bij een openstaande schuld van € 25.000 en 8% handelsrente per jaar kost drie maanden vertraging al ongeveer € 500, nog los van incassokosten en reputatieschade.

Waarom dit bestand fouten sneller laat zien

Omdat alle posten in vaste kolommen staan, zie je direct waar de sprong zit. Komt er in maart ineens € 20.000 extra voorraad bij, dan springt de quick ratio niet mee omhoog, en dat is precies het signaal dat je wilt zien.

Ik vind het slimmer om dit soort cijfers maandelijks te checken dan om alleen aan het eind van het kwartaal naar de balans te kijken. Tegen de tijd dat je bijstuurt, is de slechte cashmaand vaak al voorbij.

Het sjabloon werkt het best als je het koppelt aan een vast moment, bijvoorbeeld direct na het boeken van de bank of op de dag dat je de btw-aangifte afrondt. Dan kost invullen hooguit 10 tot 15 minuten per maand, en voorkom je dat je achteraf moet puzzelen met oude bankafschriften.

Een simpele vaste werkwijze

• Kopieer aan het begin van elke maand de vorige maandregel en werk alleen de bedragen bij.
• Controleer debiteuren en crediteuren op ouderdom, zodat posten die al betaald zijn niet blijven hangen.
• Gebruik de grafiek in Analyse om direct te zien of de lijn daalt na een grote inkoopronde.
• Laat één persoon de invoer doen, anders krijg je snel dubbele of ontbrekende posten.

Wanneer Excel genoeg is en wanneer niet

Voor een onderneming tot ongeveer 50 tot 100 boekingsregels per maand is Excel meestal ruim voldoende. Ga je naar meerdere vestigingen, veel tussenrekeningen of automatische koppelingen met de boekhouding, dan is software slimmer dan handmatig bijwerken.

Tot die tijd is dit bestand juist sterk omdat het simpel blijft. Je hoeft geen extra systeem in te richten; je ziet alleen snel of je werkkapitaal gezond genoeg is om voorraad in te kopen, salarissen te betalen en leveranciers op tijd te voldoen.

Daarnaast sluit een btw-correctieoverzicht goed aan op een eenvoudig bestand, omdat je daarmee ook naheffingen of vergeten posten overzichtelijk bijhoudt.