Weekstaat Onderaannemer Excel - Gratis Sjabloon

1. Stap 1 — Vul op het tabblad Weekstaat per regel de weeknummer, datum, onderaannemer, project en locatie in.
2. Stap 2 — Zet de werkzaamheden en uren normaal en overwerk erbij. Daarmee zie je meteen waar de extra kosten zitten.
3. Stap 3 — Vul het tarief per uur, meerwerk en reiskosten in. Het sjabloon rekent de totalen vervolgens door.
4. Stap 4 — Controleer het btw-percentage en het totaal incl. btw. In de praktijk is dat meestal 21% bij onderaanneming.
5. Stap 5 — Markeer of de weekstaat is goedgekeurd en voeg een korte opmerking toe als er nog discussie is over uren of materiaal.
6. Stap 6 — Gebruik het tabblad Samenvatting om de totale factuur of de nog openstaande posten snel te controleren.
7. Stap 7 — Werk elke week op hetzelfde moment bij, bijvoorbeeld direct na de vrijdagse werkbonnen of vóór de factuurcyclus.

Een weekstaat komt vooral van pas als je met vaste onderaannemers werkt en elk uur moet kunnen onderbouwen. Denk aan een aannemer met 4 mensen op een renovatieklus in Utrecht: 38 uur normaal, 4 uur overwerk, € 42,50 per uur en € 25 reiskosten geeft al snel een nette weekregel die je direct kunt factureren.

Ook bij installatiebedrijven en afbouwklussen zie je dit vaak terug. Een ploeg die per week 40 uur draait en daar nog € 150 meerwerk en € 30 reiskosten aan toevoegt, zit zonder weekstaat al snel met losse briefjes, WhatsAppjes en vergeten posten. Met één Excel-overzicht houd je de uren, kosten en goedkeuring per project bij.

Weekstaat, werkbon en factuur naast elkaar

Een werkbon noteert alleen wat er is gedaan, maar een weekstaat gaat een stap verder: je koppelt uren, tarieven en kosten direct aan een factuurregel. Dat is handig als je per week wilt afrekenen en niet pas aan het einde van de maand wilt puzzelen.

Wie hier in de praktijk mee werkt

Ik zie dit vooral bij zzp'ers, kleine bv’s en administratiekantoren die voor meerdere projecten tegelijk werken. Als je 6 onderaannemers hebt met elk 3 à 5 regels per week, scheelt een vast sjabloon al snel een uur administratie per week.

Bij onderaanneming factureer je in de meeste gevallen met btw 21%. Alleen als een prestatie onder een verlaagd tarief of vrijstelling valt, wijkt dat af; in de bouw en montage is 21% meestal de standaard.

Op een weekstaat met € 3.000 aan uren, € 200 meerwerk en € 55 reiskosten kom je uit op € 3.255 exclusief btw. Met 21% btw is dat € 683,55, dus € 3.938,55 inclusief btw. Dat is precies waarom je totalen in de weekstaat meteen goed wilt hebben.

Wat op de factuur moet staan

Als je de weekstaat gebruikt als basis voor facturatie, let dan op de factuureisen: naam en adres, KVK-nummer, btw-id, een opeenvolgend factuurnummer, factuurdatum, leverdatum of prestatiedatum en het btw-bedrag per tarief. Zonder die gegevens krijg je later gezeur in de administratie.

Handig standpunt: per week of per maand?

Voor onderaannemers is weekregistratie meestal slimmer dan maandregistratie. Je houdt je liquiditeit beter in de gaten en je mist minder uren. Pas bij hele kleine opdrachten zonder vaste planning kun je wegkomen met één maandstaat, maar dan lever je snelheid in.

De Belastingdienst kijkt bij de administratie vooral naar onderbouwing en bewaarplicht. Bewaar je stukken minimaal 7 jaar; voor onroerend goed geldt 10 jaar. Een nette weekstaat helpt je dan veel beter dan losse notities op telefoon of papier.

De grootste fout is uren te laat invullen. Als een onderaannemer pas na 3 weken zijn weekstaat aanlevert, ben je sneller € 1.000 aan omzet kwijt door vergeten meerwerk, een gemiste reiskostenregel of discussie over overwerk.

Een tweede misser is een onvolledige berekening van btw. Als je € 4.000 exclusief btw factureert maar het btw-bedrag niet juist uitsplitst, moet je achteraf corrigeren. Op maandbasis kost één foutje al snel 20 tot 30 minuten herstelwerk, en bij meerdere projecten loopt dat op.

Goedkeuring vergeten kost direct tijd

Als de weekstaat geen akkoord bevat, krijg je discussie over uren, materiaal of meerwerk. Bij een tarief van € 45 per uur is één betwiste werkdag van 8 uur meteen € 360 aan uitgestelde facturatie.

Reiskosten en meerwerk los laten slingeren

Reiskosten van € 20 of € 35 lijken klein, maar op 12 weken zijn dat al snel bedragen van € 240 tot € 420. Meerwerk van € 150 per week tikt nog harder aan: over 10 weken praat je over € 1.500 die je alleen terugziet als je het netjes vastlegt.

Waarom een vaste weekstaat beter is dan losse appjes

Losse appjes lijken snel, maar ze kosten later dubbel tijd in de controle. Een vaste weekstaat met vaste kolommen voorkomt dat je bij de jaarafsluiting nog moet zoeken naar bewijs voor uren, akkoord en extra kosten.

De truc is niet dat je dit bestand één keer invult, maar dat je het elke week op hetzelfde moment opent. Zet het vast op vrijdagmiddag of direct na de werkbespreking; dan blijft de registratie vers.

Als je 5 onderaannemers hebt en per week 4 regels per persoon verwerkt, ben je met een vaste routine vaak in 15 tot 20 minuten klaar. Doe je het pas aan het einde van de maand, dan ben je al snel een uur kwijt aan zoeken en corrigeren.

Maak het onderdeel van een vaste cyclus

• Kopieer het tabblad van vorige week en vul alleen de nieuwe regels aan.
• Controleer meteen of uren, meerwerk en reiskosten compleet zijn.
• Laat goedkeuring dezelfde dag terugkomen, zodat de factuur niet blijft hangen.

Houd de invoer schoon

• Gebruik vaste namen voor projecten en onderaannemers.
• Werk met één btw-percentage als dat in je praktijk steeds 21% is.
• Voeg alleen een opmerking toe als er echt iets afwijkt.

Wanneer Excel te klein wordt

Zodra je tientallen onderaannemers, verschillende btw-situaties en uitgebreide urenregistratie tegelijk moet beheren, wordt een spreadsheet kwetsbaar. Dan is een uren- of projectsysteem met autorisatie en facturatiekoppeling meestal slimmer dan blijven doorprutsen in losse bestanden.