Vakantieplanner Excel - Gratis Sjabloon

1. Stap 1 — Open het tabblad Medewerkers en vul per medewerker naam, functie, stad, team, jaarlijks verlofrecht en beschikbaar vakantiesaldo in. De lijst bevat ruimte tot rij 101.
2. Stap 2 — Ga naar Vakantieplanning en voeg per verlofaanvraag één rij toe. Kies de medewerker, verlofsoort, status en goedkeurder uit de keuzelijsten.
3. Stap 3 — Vul startdatum en einddatum in als DD-MM-JJJJ, bijvoorbeeld 09-03-2026 en 13-03-2026. Excel berekent dan 5 werkdagen.
4. Stap 4 — Controleer de automatisch opgehaalde stad, het team, het beschikbare saldo en het resterende saldo. Pas formulecellen niet aan.
5. Stap 5 — Noteer een duidelijke opmerking, zoals Voorjaarsvakantie of Bezetting Operations onvoldoende, zodat de beslissing later uitlegbaar blijft.
6. Stap 6 — Open Overzicht en controleer de kerncijfers, het saldo per medewerker, de statusverdeling en de aangevraagde werkdagen per maand.
7. Stap 7 — Lees Instructies voordat je het bestand deelt. Controleer bij een negatief saldo eerst het verlofrecht, de aanvraag en het organisatiebeleid.

Een kantoormanager bij een installatiebedrijf gebruikt dit bestand vooral vóór de zomerplanning. Bij vier werknemers kan één aanvraag van 5 werkdagen direct gevolgen hebben voor de bezetting op locatie. De planner ziet in Vakantieplanning niet alleen de naam, maar ook het team, de goedkeurder en de reden in de kolom Opmerking.

Voor een zzp’er met een eenmanszaak is dit sjabloon meestal overbodig. Zodra een bedrijf vijf tot ongeveer twintig medewerkers heeft, wordt losse e-mail onpraktisch: een aanvraag raakt zoek, een datum wordt dubbel geboekt of het saldo staat alleen in een loonadministratie.

Van aanvraag naar goedkeuring

In het voorbeeld zijn aanvragen voor Sanne, Daan, Emma en Ruben opgenomen. Sanne vraagt 09-03-2026 tot en met 13-03-2026 aan: dat zijn 5 werkdagen. Ruben staat op Afgewezen omdat de bezetting van Operations onvoldoende is. Dat soort context blijft bewaard in de kolommen Status, Goedkeurder en Opmerking.

Een HR-medewerker kan de lijst wekelijks bijwerken, terwijl de teamleider alleen de aanvragen van zijn team controleert. De filters op A1:M101 maken dat praktisch. Het werkblad heeft 100 voorbereide aanvraagregels; voeg geen nieuwe kolommen toe zonder eerst de formules en het overzicht te controleren.

Wat de afbeeldingen laten zien

Afbeelding 1 toont de dertien kolommen van Vakantieplanning, van Aanvraag-ID tot Opmerking. Afbeelding 2 toont Medewerkers met verlofrecht en saldo. Afbeelding 3 toont Overzicht met kerncijfers, saldo per medewerker en grafieken. Afbeelding 4 toont de werkinstructies voor dagelijkse invoer.

Het wettelijke minimum aan vakantie is 4 keer de wekelijkse arbeidsduur. Een werknemer die 40 uur per week werkt, heeft dus minimaal 20 wettelijke vakantiedagen per jaar. In een cao of arbeidsovereenkomst kan het verlofrecht hoger zijn; de voorbeeldmedewerkers in dit bestand hebben bijvoorbeeld 23 tot 26 dagen jaarlijks verlofrecht.

Wettelijke vakantiedagen vervallen in beginsel 6 maanden na het einde van het opbouwjaar. Bovenwettelijke dagen hebben doorgaans een vervaltermijn van 5 jaar. Zet daarom niet alleen het totale saldo in Medewerkers, maar controleer ook welke dagen volgens de arbeidsovereenkomst of cao als eerste moeten worden opgenomen.

Feestdagen staan niet automatisch in de berekening

De formule telt werkdagen met NETWORKDAYS en sluit uitsluitend zaterdag en zondag uit. Een aanvraag van maandag 14-04-2026 tot en met vrijdag 17-04-2026 telt daarom als 4 werkdagen; een feestdag wordt niet automatisch verwijderd. Dat staat ook expliciet op Instructies.

Mijn praktische standpunt: gebruik dit bestand voor registratie en besluitvorming, maar laat de salarisadministratie het formele saldo bepalen wanneer cao-regels, parttimecontracten of vervaltermijnen ingewikkeld worden. Voor een fulltime medewerker met 25 dagen saldo die 5 dagen aanvraagt, is 20 het rekenkundige resterende saldo in dit sjabloon; dat is niet automatisch het juridisch juiste saldo als oude dagen vervallen.

Persoonsgegevens en toegang

Namen, functies, steden en verlofgegevens zijn persoonsgegevens. Beperk toegang volgens de AVG tot bevoegde managers en HR, bewaar het bestand niet onbeveiligd in een openbare map en verwijder oude kopieën volgens je interne bewaarbeleid. Het tabblad Instructies noemt deze verplichting expliciet.

De duurste fout is een verkeerd saldo goedkeuren. Stel dat een medewerker 18 beschikbare dagen heeft en 5 dagen aanvraagt. Als een oude aanvraag van 3 dagen ontbreekt, toont het bestand 13 dagen in plaats van 10. Een extra vrije week kan dan een roosterprobleem van 40 arbeidsuren veroorzaken.

Verkeerde datums geven verkeerde bezetting

Een einddatum van 31-07-2026 in plaats van 03-08-2026 lijkt klein, maar verschuift de planning over het weekend. Ook een datum als tekst kan ervoor zorgen dat de formule geen betrouwbare uitkomst geeft. Gebruik consequent DD-MM-JJJJ en controleer bij twijfel de waarde in H: Aantal werkdagen.

Een tweede fout is het overschrijven van witte of lichtgroene cellen. C, D, H, I en J bevatten formules. Als je in J bijvoorbeeld handmatig 12 invult, verdwijnt de berekening Beschikbaar saldo minus Aantal werkdagen. Herstel dan de formule voordat je nieuwe aanvragen beoordeelt.

Statussen worden niet bijgewerkt

Een aanvraag die na goedkeuring op Aangevraagd blijft staan, vervuilt het goedkeuringspercentage op Overzicht. Bij 20 aanvragen waarvan 15 werkelijk zijn goedgekeurd, maar 3 statusvelden niet zijn aangepast, kan het dashboard een percentage tonen dat niet overeenkomt met de werkelijkheid.

Ook feestdagen veroorzaken fouten. De formule sluit geen Nederlandse feestdagen uit. Een werknemer die rond Koningsdag of Kerst verlof aanvraagt, kan daardoor een dag te veel of te weinig in het saldo krijgen. Noteer zulke correcties in Opmerking en volg het organisatiebeleid of de cao.

Gebruik het bestand op een vast moment, bijvoorbeeld iedere vrijdagmiddag en tijdens de maandafsluiting. De teamleider verwerkt nieuwe aanvragen, HR controleert saldi en de manager beoordeelt alleen de regels met status Aangevraagd. Zo blijft de lijst actueel zonder dagelijkse administratie.

Een vaste controle voorkomt herstelwerk

• Filter op Aangevraagd en controleer elke aanvraag op overlap met de bezetting.
• Filter daarna op Geannuleerd en controleer of het saldo opnieuw klopt.
• Open Overzicht en vergelijk het aantal aanvragen met de e-mail of het verlofportaal.
• Controleer elke maand aanvragen met een resterend saldo onder 0.

Werk het tabblad Medewerkers bij zodra een contract, team of verlofrecht verandert. Doe dat vóór je nieuwe aanvragen invoert; de formules in Vakantieplanning halen naamgegevens en saldo uit dit tabblad via VLOOKUP.

Wanneer Excel niet meer genoeg is

Bij 10 medewerkers en gemiddeld 2 aanvragen per maand zijn 20 regels overzichtelijk. Bij 50 medewerkers en 10 aanvragen per week ontstaat al snel een bestand met honderden mutaties, meerdere versies en gelijktijdige bewerkers. Kies dan voor verlofsoftware die cao-regels, feestdagen, autorisaties en auditinformatie centraal verwerkt.

Voor een klein team blijft dit sjabloon de handigste keuze zolang één beheerder het bestand bijhoudt, de statussen wekelijks controleert en het bestand niet als formele salarisbron gebruikt. Maak vóór elke grote wijziging een kopie en bescherm de formulekolommen tegen overschrijven.