Boekhouding & btw
Factuur Excel - Gratis Sjabloon
Maak facturen met klantgegevens, vervaldatum, btw en totaaloverzicht in een overzichtelijk Excel-sjabloon voor 2026.
2026-01-06
114 downloads
4.8/5
Template downloaden
Dit is een factuur Excel-sjabloon waarmee je snel een nette verkoopfactuur maakt, inclusief klantgegevens, factuurregels, btw en vervaldatum. Het bestand bevat tabbladen voor Factuur, Klantgegevens, Overzicht en Instructies.
Het is bedoeld voor zzp’ers, eenmanszaken en kleine bv’s die één vast model willen gebruiken zonder telkens opnieuw opmaken. Op het factuurtabblad vul je alleen de gegevens in; de rest wordt automatisch doorgezet vanuit de klantlijst.
De belangrijkste voordelen van deze Excel-template
- Je maakt in een paar minuten een complete factuur met factuurnummer, datum, klant en totaalbedrag.
- De vervaldatum staat direct op 14 dagen na factuurdatum, dus je ziet meteen wanneer er betaald moet zijn.
- Met de klantlijst haal je naam en adres automatisch op via VLOOKUP, zodat je minder overtypfouten maakt.
- Je hebt ruimte voor btw-regels, zodat je makkelijk 21% en 9% kunt scheiden als dat nodig is.
- Het overzichtstabblad geeft je snel grip op openstaande bedragen en de planning van je omzet.
- Je werkt met vaste opmaak, waardoor facturen er professioneel uitzien en makkelijker terug te vinden zijn.
- Voor een kleine onderneming met 25 facturen per maand scheelt dit al snel 1 tot 2 uur administratie per maand.
Stap-voor-stap uitleg
- Open het tabblad Factuur en vul eerst je eigen bedrijfsgegevens in, zoals factuurnummer, bedrijfsnaam, KVK-nummer en btw-id.
- Selecteer of vul de klantcode in bij Klant-ID. De naam en plaats worden daarna automatisch opgehaald uit Klantgegevens.
- Vul de factuurdatum in. De vervaldatum wordt automatisch berekend op basis van 14 dagen.
- Werk de factuurregels in de rijen onderaan bij en controleer of de bedragen en btw goed staan.
- Gebruik het tabblad Overzicht om te zien welke facturen nog openstaan en hoe je omzet ervoor staat.
- Werk je met nieuwe klanten, voeg ze eerst toe op het tabblad Klantgegevens, zodat je ze later meteen kunt kiezen.
- Controleer vóór verzending of het totaalbedrag klopt. Bij 10 facturen van € 750 exclusief btw praat je al snel over € 7.500 omzet in één batch.
Inbegrepen functies
Vooraf ingevulde factuurlay-out met vaste kop en duidelijke rubrieken.
Automatische koppeling met Klantgegevens voor naam en plaats.
Datumveld met automatische vervaldatum na 14 dagen.
Vaste velden voor KVK-nummer, btw-id en IBAN.
Overzichtstabblad voor facturen en omzetcontrole.
Instructietabblad met korte uitleg voor snel gebruik.
Geschikt voor factureren met verschillende btw-percentages, zoals 21% bij de meeste diensten.
Wanneer je dit factuursjabloon in Excel gebruikt
Dit sjabloon is handig zodra je zelf facturen maakt en geen boekhoudpakket wilt openen voor een simpele verkoop. Denk aan een zzp’er die in een maand 12 klussen factureert, of een administratief medewerker die een handvol periodieke facturen verstuurt.
Op het tabblad Factuur zie je meteen de basis: factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum, bedrijfsnaam, KVK-nummer, btw-id en IBAN. Rechts staat de klantselectie met Klant-ID, zodat je klantgegevens kunt ophalen zonder opnieuw te typen.
Voor wie dit vooral praktisch is
Een installatiebedrijf met 4 monteurs maakt vaak per week 5 tot 10 facturen. Dan is een vast Excel-model sneller dan losse Word-documenten, en je voorkomt dat de vervaldatum per factuur anders wordt ingevuld.
Wat de tabs in de praktijk doen
Afbeelding 1 toont het factuurblad met de invoervelden bovenaan en de factuurregels eronder. Afbeelding 2 laat de klantlijst zien, waar je gegevens per klant in één keer bewaart; bij 30 klanten scheelt dat al snel tientallen regels handwerk per maand.
Welke factuurregels en gegevens je volgens Nederland nodig hebt
Op een Nederlandse factuur horen in elk geval de naam en het adres van jou en je klant, een opeenvolgend factuurnummer, de factuurdatum, de leverdatum als die afwijkt, je KVK-nummer, je btw-id en het btw-bedrag per tarief. Dat volgt uit de factuureisen voor de Belastingdienst.
Gebruik je dit sjabloon voor een omzet van bijvoorbeeld € 4.000 per maand, dan moet je btw goed uitsplitsen: bij 21% btw zit op € 1.000 exclusief btw € 210 btw, dus € 1.210 inclusief. Werk je met vrijgestelde prestaties of 0%-tarief, dan moet je dat apart kunnen onderbouwen.
Vervaldatum en betaaltermijn
In dit model staat de standaard vervaldatum op 14 dagen na factuurdatum. Dat vind ik in de praktijk vaak slimmer dan 30 dagen bij kleine bedrijven, omdat je liquiditeit sneller op gang komt; bij 8 facturen van € 850 scheelt 16 dagen sneller geld op je rekening.
Waarom dit beter werkt dan losse facturen
Een eenmanszaak met een paar vaste klanten heeft meestal genoeg aan Excel zolang de factuurstroom beperkt blijft. Zodra je veel verschillende btw-tarieven, herinneringen of automatische koppelingen nodig hebt, wordt een boekhoudpakket logischer.
De fouten die bij facturen het meeste geld kosten
De duurste fout is een onvolledig factuurblok. Ontbreekt je btw-id of staat het factuurnummer dubbel, dan moet je het document herstellen of opnieuw sturen; bij 20 facturen per maand kost zo’n fout al snel 30 minuten per keer.
Een tweede fout is een verkeerde btw-berekening. Zet je per ongeluk 21% btw op een prestatie die 9% hoort te zijn, dan betaal je de prijs zelf of krijg je gedoe met de correctie in je aangifte.
Te late betaling is ook een factuurfout
Als je vervaldatum telkens handmatig oprekent, sluipen daar makkelijk fouten in. Bij 15 facturen van € 500 betekent 7 dagen vertraging al € 7.500 aan openstaand geld; dat voel je direct in je liquiditeit.
Dubbel werk door slechte klantgegevens
Zonder vaste klantlijst typ je namen en adressen steeds opnieuw. Eén typefout lijkt klein, maar als je 40 facturen per jaar verstuurt en 10 minuten per herstel kwijt bent, ben je zo 6 à 7 uur administratie verder.
Hoe je van dit sjabloon een vaste factuurroutine maakt
De truc is om factureren te koppelen aan een vast moment. Zet bijvoorbeeld elke vrijdagmiddag 20 minuten in je agenda of laat het meelopen met je weekafsluiting; dan blijft het bestand echt in gebruik.
Drie gewoonten die het volhouden makkelijker maken
- Kopieer telkens de vorige factuur en pas alleen datum, klant en bedragen aan.
- Gebruik de klantlijst als enige bron voor namen, adressen en plaatsnamen.
- Controleer het overzichtstabblad direct na verzending, zodat je open posten niet vergeet.
Wanneer Excel te klein wordt
Zodra je richting 100 facturen per maand gaat of meerdere tarieven, herinneringen en UBL/Peppol-koppelingen nodig hebt, is een boekhoudpakket meestal sneller. Tot die grens werkt dit sjabloon prima, zeker als je de invoer strak houdt en niet elke keer iets nieuws gaat verzinnen.
Voor een kleine bv met 3 vaste medewerkers en 60 facturen per maand is de winst van een strak Excel-proces vooral rust: minder zoekwerk, minder foutkansen en sneller factureren.
Veelgestelde vragen over deze template
Je krijgt een tabblad Factuur, Klantgegevens, Overzicht en Instructies. Op de factuur staan onder meer factuurnummer, datum, vervaldatum, bedrijfsgegevens, klantgegevens en ruimte voor btw en bedragen.
Ja, op het tabblad Factuur wordt de klantinformatie opgehaald uit Klantgegevens. In de technische opzet gebeurt dat met VLOOKUP, zodat je minder hoeft over te typen.
De standaard vervaldatum staat op 14 dagen na de factuurdatum. Dat is in de praktijk vaak sneller en strakker dan 30 dagen, zeker als je je liquiditeit op peil wilt houden.
Ja, het model is geschikt voor facturen met verschillende btw-tarieven. Bij € 1.000 exclusief btw is 21% btw € 210; bij 9% is dat € 90.
Ja, vooral als je een zzp bent, een eenmanszaak hebt of voor een kleine bv werkt. Bij een beperkt aantal facturen per maand is Excel vaak sneller dan zwaardere software.
Dat moment is meestal daar als je veel facturen, automatische herinneringen, UBL/Peppol-versturing of directe koppeling met bank en grootboek nodig hebt. Rond 100 facturen per maand wordt Excel vaak vooral een tussenstap.
Over de makers