Offerte hovenier Excel - Gratis Sjabloon

1. Open het tabblad Offerte en vul per regel de klantgegevens, projectlocatie en werkcode in.
2. Vul het aantal, de eenheid en het tarief per eenheid in. Excel rekent de regelbedragen dan door.
3. Controleer het btw-percentage en het totaal incl. btw voordat je de offerte verstuurt.
4. Gebruik de statuskolom om te markeren of een offerte open staat, in behandeling is of geaccepteerd is.
5. Ga naar Calculatie als je de onderbouwing van je prijs wilt bekijken per onderdeel.
6. Bekijk Dashboard voor een snel overzicht van aantallen offertes, omzet en voortgang.
7. Gebruik Instructies als je het bestand wilt aanpassen aan je eigen werksoorten of tarieven.

Een hovenier gebruikt dit soort bestand meestal op momenten dat de planning volloopt: in het voorjaar, bij een offerte-aanvraag voor een nieuwe tuin of vlak voor de start van een aanlegklus. De calculator helpt om snel te schakelen tussen een onderhoudsbeurt van € 185 en een complete renovatie van € 7.500.

In een klein bedrijf met 4 mensen en 12 offertes per maand wordt de offerte vaak door de eigenaar gemaakt, terwijl iemand anders de klantgegevens of werkcodes invoert. Dat is precies waar het tabblad Offerte voor bedoeld is: één vaste lijst met klant, projectadres, werksoort en status.

Offertes van ontwerp tot bestrating

Afbeelding 1 laat het tabblad Offerte zien met kolommen voor offerte-ID, datum, klantnaam, projectadres, werkcode, aantal, tarief per eenheid en btw. In de praktijk betekent dat: 30 m2 sierbestrating à € 42 per m2 geeft € 1.260 exclusief btw, waarna je meteen het totaal inclusief btw ziet.

Calculatie naast de offertelijst

Afbeelding 2 toont het tabblad Calculatie, waar je de prijsopbouw per onderdeel kunt volgen. Handig als je voor één project zowel beplanting, grondwerk als bestrating meeneemt en je wilt zien welk onderdeel de marge drukt.

Dashboard voor snelle controle

Afbeelding 3 geeft je in één oogopslag de verdeling van open, in behandeling en geaccepteerde offertes. Als je bijvoorbeeld 18 open offertes hebt met een gemiddelde waarde van € 2.100, dan zit er al € 37.800 aan werk in de pijplijn.

Op een offerte voor hovenierswerk zet je in Nederland gewoon de basisgegevens die een klant nodig heeft: naam en adres van jou en de klant, een uniek nummer, datum, omschrijving van het werk en het btw-bedrag. Voor de btw gebruik je in veel gevallen 21%; 9% kom je vooral tegen bij specifieke leveringen of werkzaamheden met een verlaagd tarief, niet als standaard voor tuinwerk.

Werk je als eenmanszaak of bv, dan verandert de opzet van je offerte niet veel, maar wel je administratie erachter. Een hoveniersbedrijf met 1 monteur en 1 leerling dat per maand 25 offertes maakt van gemiddeld € 1.400 exclusief btw, verwerkt al snel € 35.000 aan potentiële omzet in dat ene documentoverzicht.

De praktische keuze is simpel: houd je offertes per kwartaal of per maand bij in dezelfde structuur als je btw-administratie. Als je toch al per kwartaal aangifte doet, past een offerteoverzicht met kwartaalfilter vaak beter dan losse bestanden per klant, omdat je dan sneller ziet welke omzet is geaccepteerd en welke nog openstaat.

Voor je bewaarplicht geldt in de basis 7 jaar. Bewaar je ook onderbouwing van grote tuinprojecten, zoals offertes, akkoordmails en inkoopbonnen voor bestrating of machines, dan heb je bij controle direct bewijs van prijsopbouw en levering.

De meeste schade zit niet in de grote fout, maar in de kleine missers: een ontbrekende werkcode, een vergeten projectadres of een tarief dat nog van vorig seizoen komt. Als je op een tuinaanleg van € 4.800 per ongeluk € 4.300 offert, ben je meteen € 500 marge kwijt voordat het werk begint.

Een andere fout is het niet vastleggen van de geldigheidsduur. Zet je geen geldig-tot-datum op een offerte en stijgen je inkoopprijzen met 8% op klinkers of grond, dan betaal je dat verschil vaak zelf. Bij een project van € 3.200 aan materialen is dat al snel meer dan € 250 extra kosten.

Te laag calculeren op uren en materialen

Een ploeg van 2 man die 6 uur bezig is, kost meer dan alleen het uurloon. Reken je een uurtarief van € 42 per man, dan zit je al op € 504 loonkosten, nog zonder machinegebruik, transport en afvalverwerking. Zet je dat niet goed in je calculatie, dan lijkt de offerte concurrerend terwijl je feitelijk onder de kostprijs werkt.

Status niet bijwerken na akkoord

Als je 15 offertes laat staan op open terwijl er al 6 geaccepteerd zijn, krijg je een rommelig overzicht en stuur je sneller dubbel werk of een verkeerde herinnering. Dat kost niet alleen tijd, maar ook vertrouwen; een simpele foutmail naar een klant kan je 20 tot 30 minuten nazorg kosten.

Een losse Excel-lijst zonder vaste structuur

Een offertebestand zonder vaste kolommen wordt na een paar maanden onbruikbaar. Dit sjabloon dwingt je juist tot dezelfde volgorde, zodat je minder zoekt, minder vergeet en bij 50 offertes per jaar niet steeds opnieuw hoeft na te denken over de basis.

De beste manier om dit bestand te laten leven is koppelen aan een vast moment. Zet het bijvoorbeeld naast je weekplanning op vrijdagmiddag of direct na de opname van een tuinproject, zodat je het offertewerk niet laat liggen tot de avond voor verzending.

Vaste routine per offerte

• Vul eerst klant en project in, daarna pas de aantallen en tarieven.
• Kopieer een eerdere offerte als startpunt voor vergelijkbaar werk.
• Controleer altijd de datum en de geldigheid van de offerte.
• Markeer direct na verzending de status in het tabblad Offerte.

Als je maandelijks 10 vergelijkbare offertes maakt, scheelt zo'n vaste volgorde al snel 15 minuten per offerte. Dat is 2,5 uur per maand die je niet kwijt bent aan zoeken of herstellen.

Wanneer Excel te klein wordt

Zodra je met meerdere mensen tegelijk offertes maakt of meer dan 200 regels per maand verwerkt, wordt een los spreadsheetbestand minder handig. Dan ga je tegen versiebeheer, foutkansen en dubbele invoer aanlopen, en is een offertepakket of CRM-systeem vaak slimmer dan blijven knutselen in losse bestanden.

Maak het bestand onderhoudbaar

Laat één persoon de tarieven bewaken en werk met dezelfde benaming voor werkcodes en werksoorten. Dan blijft het dashboard zuiver en kun je na een seizoen van 40 tot 60 offertes nog steeds vertrouwen op de totalen.