Boekhouding & btw
Proef- en saldibalans Excel - Gratis Sjabloon
Controleer debet, credit en eindbalans met 4 tabbladen: ProefSaldibalans, Rekeningkaart, Dashboard en Handleiding.
2026-07-09
288 downloads
4.8/5
Template downloaden
Dit is een proef- en saldibalans in Excel waarmee je debet, credit en de eindstand per rekening controleert. Het sjabloon bevat de tabbladen ProefSaldibalans, Rekeningkaart, Dashboard en Handleiding, plus formules voor saldo en controle.
Handig voor de maandafsluiting, de jaarrekening en een snelle check op fouten in de boekhouding. Je ziet in één bestand welke rekeningen uit balans lopen en waar je moet zoeken.
In de praktijk gebruik ik dit soort overzicht vooral als laatste controle vóór de btw-aangifte of de rapportage aan de directie. Een verschil van € 125 op een tussenrekening lijkt klein, maar kost je zo een half uur zoekwerk als je het niet direct ziet.
De belangrijkste voordelen van deze Excel-template
- Je ziet direct of debet en credit per rekening in evenwicht zijn.
- Je houdt beginbalans, mutaties en eindbalans in één overzicht bij.
- Je vindt fouten sneller, bijvoorbeeld een boeking van € 1.250 op de verkeerde grootboekrekening.
- De controle-kolom laat afwijkingen meteen opvallen vóór de jaarrekening of de maandrapportage.
- Het dashboard geeft in één oogopslag het totaal van activa, passiva, kosten en opbrengsten.
- Je werkt met een vast rekenpatroon, dus minder kans op handmatige tel- en overtypfouten.
- Het bestand is geschikt voor een eenmanszaak, een bv of een vereniging die zelf de administratie bijhoudt.
Stap-voor-stap uitleg
- Open het tabblad ProefSaldibalans en vul per grootboekrekening het rekeningnummer, de naam en de beginbalans in.
- Werk de debet- en creditmutaties bij. Het sjabloon rekent het saldo en de eindbalans automatisch door.
- Controleer de kolom Controle op verschillen. Een openstaand verschil van € 0,01 wijst vaak al op een afrondingsfout.
- Gebruik Rekeningkaart om één rekening uit te splitsen als je wilt zien waar het bedrag vandaan komt.
- Bekijk Dashboard voor de samenvatting van je totale balans en resultaat. Dat is vooral handig bij de maandafsluiting.
- Noteer uitzonderingen in Opmerking, zodat je later weet waarom een rekening afwijkt of tijdelijk onvolledig is.
- Sluit af met een print of pdf voor je dossier, zodat je een vast controlespoor hebt voor de administratie en de Belastingdienst.
Inbegrepen functies
Overzicht met 13 kolommen voor rekeningnummer, saldi, mutaties en controle.
Voorgeformatteerde bedragen in euro's met Nederlandse notatie.
Automatische berekening van saldo en eindbalans per rekening.
Kolom Abs. saldo (hulp) om afwijkingen sneller te sorteren en te filteren.
Dashboard-tabblad met samenvatting voor totaal debet, totaal credit en verschil.
Rekeningkaart-tabblad voor detailcontrole per grootboekrekening.
Handleiding-tabblad met korte uitleg voor het vullen en controleren van het bestand.
Wanneer je een proef- en saldibalans in Excel gebruikt
Dit sjabloon gebruik je vooral aan het einde van de maand, bij de kwartaalafsluiting en vlak vóór de jaarrekening. In een klein kantoor met 4 medewerkers zie je dan vaak 80 tot 150 boekingen per maand; één fout bedrag van € 250 op de verkeerde rekening kan je controle al scheef trekken.
De grootste groep gebruikers bestaat uit de zzp'er met een eenmanszaak, de administratief medewerker bij een bv en de penningmeester van een vereniging. Die wil niet het grootboek doorspitten in een boekhoudpakket, maar gewoon snel zien of debet en credit sluiten.
Afbeelding 1 laat het tabblad ProefSaldibalans zien met kolommen voor rekeningnummer, rekeningnaam, beginbalans, mutaties, eindbalans en controle. Dat is precies de opzet die je nodig hebt als je 60 rekeningen wilt nalopen zonder telkens te moeten terugrekenen.
Wie hier het meest aan heeft
Een boekhouder bij een installatiebedrijf gebruikt dit soort sheet vaak na de salarisrun, als ook de loonkosten en de tussenrekeningen moeten kloppen. Bij een webshop met 300 bestellingen per maand is het vooral handig om voorraad, bank en omzet snel op elkaar af te stemmen.
Waarom dit beter werkt dan handmatig tellen
Met een proef- en saldibalans zie je meteen waar het verschil zit. Een rekening met € 12.480 debet en € 12.300 credit geeft een afwijking van € 180; dan hoef je alleen nog de boeking met hetzelfde bedrag te zoeken.
De controles en boekhoudregels achter deze balans
Een proef- en saldibalans is geen wettelijke aangifte, maar wel een praktisch controlemiddel binnen je administratie. Voor de onderliggende stukken geldt in Nederland de fiscale bewaarplicht van 7 jaar, en 10 jaar voor gegevens rond onroerend goed.
Werk je met btw, dan moet je administratie aansluiten op de aangifte per kwartaal, maand of jaar. In het sjabloon is dat relevant omdat open posten, tussenrekeningen en btw-rekeningen allemaal netjes moeten doorlopen naar de balans; een fout van € 2.100 op een 21%-rekening zie je anders pas bij de volgende Belastingdienst-controle.
Afbeelding 2 toont het tabblad Rekeningkaart. Daar zie je per rekening de mutaties apart, wat handig is als je wilt weten of een saldo afkomstig is uit een memoriaalboeking, een bankboeking of een correctieboeking.
De praktische keuze is simpel: als je minder dan ongeveer 100 boekingen per maand hebt, red je het vaak met deze Excel-controle. Zit je structureel boven de 1.000 mutaties per maand, dan wordt een echt boekhoudpakket met import en grootboekcontrole meestal slimmer dan handmatig bijwerken.
Waar de controle in de praktijk om draait
Het gaat vooral om debet en credit die elkaar moeten spiegelen. Staat op de balansrekening Debet eindbalans € 18.450 en Credit eindbalans € 18.450, dan sluit de rekening. Is het verschil € 0,01, dan is er vaak een afronding of een ontbrekende regel.
De fouten die je maandafsluiting geld kosten
De meest voorkomende fout is een boeking op de verkeerde grootboekrekening. Als je een factuur van € 1.210 inclusief btw per ongeluk op omzet boekt in plaats van op kosten, kloppen je marge en je aangifte niet meer en kost zoeken al snel 20 tot 30 minuten.
Een tweede klassieker is een vergeten creditboeking of een dubbel geboekte bankregel. Bij een team van 6 personen met veel inkoopfacturen kan dat aan het eind van de maand zomaar € 500 tot € 1.500 aan verschil geven, plus extra tijd om alle regels terug te zetten.
Afbeelding 3 laat het Dashboard zien. Daar zie je meteen welk totaal afwijkt, zodat je niet blind door 200 regels hoeft te scrollen op zoek naar één fout van € 47,80.
Wat een klein verschil echt doet
Een afwijking van € 125 lijkt onschuldig, maar als je die pas bij de jaarafsluiting vindt, ben je vaak een half uur tot een uur kwijt aan zoekwerk. Komt daar een btw-effect van 21% bij, dan schuift ook je aangifte mee en moet je een correctie verwerken.
Waar je extra alert op moet zijn
Let op tussenrekeningen, betaalde voorschotten en kasverschillen. Dat zijn precies de posten die in een proef- en saldibalans mooi lijken te sluiten, terwijl er onder de motorkap nog een boeking mist.
Bij die laatste controle hoort ook een kasoverzicht, zodat betaalde voorschotten en kasverschillen meteen naast de boekingen staan.
Zo maak je van dit bestand een vaste afsluitroutine
Gebruik dit sjabloon op een vast moment, bijvoorbeeld elke laatste werkdag van de maand of direct na de btw-aangifte. Als je het koppelt aan een bestaande routine, zoals de bankverwerking of de salarisrun, blijft het veel langer in gebruik.
De handigste werkwijze is om het tabblad van de vorige periode te kopiëren en alleen de mutaties te verversen. Dan hoef je niet telkens opnieuw 50 rekeningen in te richten en houd je de kans op invoerfouten laag.
Afbeelding 4 toont het tabblad Handleiding. Daar staat kort hoe je het bestand vult en controleert, zodat ook iemand anders het kan overnemen zonder eerst een half uur uitleg te krijgen.
Drie gewoontes die echt helpen
- Werk altijd op hetzelfde moment, bijvoorbeeld direct na het verwerken van de bankmutaties.
- Gebruik de opmerkingenkolom voor uitzonderingen, zodat tijdelijke verschillen niet verdwijnen.
- Maak één vaste versie per maand, zodat je achteraf altijd kunt terugzoeken wat er is aangepast.
Wanneer Excel te klein wordt
Zodra je met meerdere gebruikers tegelijk werkt, duizenden regels per maand verwerkt of koppelingen met facturatie en bank wilt automatiseren, is Excel vaak niet meer de beste plek. Dan is een boekhoudpakket met import, autorisatie en logregels praktischer dan blijven bouwen op losse bestanden.
In die fase is een kostenoverzicht nog wel handig om de uitgaven per maand strak te blijven volgen.
Veelgestelde vragen over deze template
Een proefbalans laat de debet- en creditsaldi van de rekeningen zien. Een saldibalans voegt daar de beginbalans, mutaties en eindbalans aan toe, zodat je sneller ziet waar een verschil ontstaat.
Het is vooral handig voor een zzp'er met een eenmanszaak, een administratief medewerker van een bv, een penningmeester van een vereniging en kleine ondernemers die hun grootboek willen controleren zonder direct een groot boekhoudpakket te gebruiken.
Je ziet onder meer rekeningnummer, rekeningnaam, categorie, debet beginbalans, credit beginbalans, debet mutaties, credit mutaties, debet eindbalans, credit eindbalans, saldo, controle, opmerking en een hulpkolom voor het absolute saldo.
In de praktijk is een controle per maand de handigste basis, met een extra check rond de btw-aangifte en de jaarafsluiting. Heb je veel mutaties, dan is een wekelijkse controle vaak slimmer omdat je verschillen dan sneller terugvindt.
Begin bij de posten met de grootste afwijking en werk daarna terug naar de bronboeking. Bij een verschil van € 0,01 kijk je meestal naar afronding; bij een verschil van honderden euro's gaat het vaker om een verkeerde rekening of een vergeten regel.
Ja, juist dan is het nuttig. De proef- en saldibalans helpt je om balansposten, tussenrekeningen en resultaatrekeningen af te vinken voordat je de jaarrekening opstelt of gegevens doorgeeft aan de accountant.
Over de makers