Personeel & loon
Verzuimprotocol Excel - Gratis Sjabloon
Registreer ziekmeldingen, opvolging en herstel in één overzicht met dashboard en protocoltabblad voor 2026.
2026-07-17
332 downloads
4.8/5
Template downloaden
Verzuimprotocol Excel is een sjabloon om ziekmeldingen, opvolging en herstel per medewerker vast te leggen. Je krijgt een registratietabblad, een dashboard en een tabblad met protocol en instructies, zodat je verzuim 1-op-1 kunt volgen.
Dit is vooral handig voor een mkb-bedrijf, een praktijk met meerdere medewerkers of een vereniging met vrijwilligers en betaalde krachten. Met 12 ziekmeldingen per jaar en een paar losse telefoontjes raak je zonder overzicht snel details kwijt; dit bestand zet alles per datum en per verantwoordelijke bij elkaar.
Arbodienst, eerste contactdatum, verwachte hersteldatum en opvolging staan overzichtelijk naast elkaar. Je ziet in één oogopslag wie actie moet nemen en waar een dossier nog openstaat.
De belangrijkste voordelen van deze Excel-template
- Leg per medewerker vast wie zich heeft ziekgemeld, wanneer het eerste contact is geweest en wat de volgende actie is.
- Volg verzuimduur en frequentie dit jaar zonder losse notities of e-mails door te spitten.
- Gebruik het dashboard om snel te zien hoeveel dossiers openstaan en welke status het vaakst voorkomt.
- Houd de opvolging per verantwoordelijke bij, zodat niets blijft liggen tot de volgende week.
- Werk met vaste kolommen voor afdeling, functie en locatie, zodat je ook bij 25 medewerkers nog kunt filteren.
- Koppel de registratie aan een protocoltabblad, zodat iedereen dezelfde stappen volgt bij ziekmelding en herstel.
- Bespaar tijd bij maandrapportages: met 10 dossiers per maand hoef je niet elk dossier handmatig samen te tellen.
Stap-voor-stap uitleg
- Open het tabblad Verzuimregistratie en vul per ziekmelding de medewerker, datum en status in.
- Controleer of de eerste contactdatum en de verwachte hersteldatum zijn ingevuld. Dat voorkomt dat een dossier stilvalt.
- Gebruik het veld Verantwoordelijke om vast te leggen wie belt, mailt of een actie uitzet.
- Bekijk het Dashboard voor een snel totaalbeeld van open dossiers, herstel en opvolging.
- Lees het tabblad Protocol & Instructies door en stem de stappen af op je eigen cao of interne afspraken.
- Kopieer nieuwe regels of maandgegevens steeds uit het vorige overzicht, zodat je structuur en opmaak gelijk blijven.
- Werk het bestand wekelijks bij, liefst direct na de loonheffing- of verzuimronde, zodat meldingen niet blijven liggen.
Inbegrepen functies
18 vaste kolommen voor registratie, van medewerker en personeelsnummer tot laatste actie en opmerkingen.
Datumvelden in DD-MM-JJJJ-notatie voor ziekmelding, contact en herstel.
Kleurgebruik dat invoervelden, status en aandachtspunten direct zichtbaar maakt.
Dashboardtabblad met samenvattende grafiek om de verzuimstand snel te lezen.
Protocoltabblad met praktische instructies voor ziekmelding, contactmomenten en opvolging.
Geschikt voor teams van 5 tot 50 medewerkers zonder dat de opzet meteen te zwaar wordt.
Opmaak die goed werkt als je het bestand wekelijks afdrukt of deelt met leidinggevenden.
Wie dit verzuimprotocol in de praktijk gebruikt
Dit sjabloon past bij een teamleider in een installatiebedrijf, een hr-medewerker bij een bv en een penningmeester die ook personeelszaken doet. Met 4 werknemers en 2 ziekmeldingen in een maand is een los kladblok al snel te licht; één overzicht voorkomt dat je de datum van het eerste contact vergeet.
Afbeelding 1 van het tabblad Verzuimregistratie laat precies dat werkblad zien: kolommen voor medewerker, afdeling, functe, locatie, verzuimtype, ziekmeldingsdatum, eerste contactdatum en verwachte hersteldatum. Rechts staan de opvolgvelden, zoals huidige status, laatste actie en verantwoordelijke, zodat je meteen ziet wat nog openstaat.
Voor een bedrijf met 18 medewerkers en gemiddeld 6 verzuimmeldingen per jaar is dit handiger dan losse WhatsApp-berichten of e-mails. Je houdt de registratie per melding bij en je kunt later nog terugzien of een dossier op tijd is opgevolgd.
Wanneer je dit echt nodig hebt
De meeste druk ontstaat op maandagochtend, na een ziekmelding voor de dagstart of vlak voor de salarisrun. Dan wil je niet zoeken in oude mailtjes, maar meteen zien wie gebeld is en wie nog terug moet bellen.
Wat het dashboard toevoegt
Afbeelding 2 toont het dashboard met een samenvatting van de registratie. Daarmee zie je in één oogopslag hoeveel dossiers lopen en hoeveel meldingen al zijn afgehandeld.
Welke regels en termijnen bij verzuim horen
Bij verzuimregistratie draait het niet alleen om overzicht, maar ook om vaste stappen. De Arbowet verplicht je om een gezonde en veilige werkomgeving te organiseren, en bij ziekte hoort daar een duidelijke aanpak bij: ziekmelding, contact, opvolging en re-integratie.
Voor de loondoorbetaling geldt in Nederland meestal maximaal 2 jaar ziekte, en het vakantiegeld blijft minimaal 8% van het brutoloon. Als je een medewerker van € 3.000 bruto per maand hebt, dan is het minimale vakantiegeld € 2.880 per jaar; dat is geld dat je in je planning moet meenemen als iemand lang uitvalt.
De AVG speelt hier ook mee. Je mag niet meer medische details noteren dan nodig is; functionele informatie en afspraken over contact zijn prima, maar een diagnose hoort niet in dit overzicht.
In de praktijk is een wekelijkse registratie beter dan een maandelijkse inhaalslag. Bij 8 meldingen in een maand kost achteraf reconstrueren al snel 1 tot 2 uur per dossier, terwijl direct invullen maar een paar minuten per melding vraagt.
Wat je wel en niet noteert
Noteer datum, status, contactmomenten en wie verantwoordelijk is. Laat medische details weg en houd je aan de rolverdeling tussen leidinggevende, hr en eventuele arbodienst.
Waarom het tabblad Protocol handig is
Afbeelding 3 van Protocol & Instructies zet de werkwijze naast de registratie. Dat helpt als meerdere collega’s een ziekmelding behandelen en iedereen dezelfde volgorde moet volgen.
Waar het in de verzuimaanpak vaak misgaat
De fout die ik het vaakst zie, is dat een ziekmelding wel wordt genoteerd, maar dat de eerste contactdatum ontbreekt. Dan weet je na 10 dagen nog steeds niet of iemand is nagebeld, en dat kost je geen euro op papier maar wel tijd, dossieropbouw en geloofwaardigheid.
Een tweede fout is dat opvolging mondeling blijft hangen. Bij een team van 12 medewerkers en 3 lopende dossiers loopt dat snel uit op dubbele telefoontjes of juist helemaal geen actie; één gemiste terugkoppeling kan zo 20 tot 30 minuten extra werk opleveren.
Ook fout zie ik dat functies als verzuimduur en frequentie dit jaar verkeerd worden ingevuld. Als iemand 2 keer kort ziek is geweest en je noteert per ongeluk 1 langdurig dossier, dan trek je een verkeerd beeld in je overleg met leidinggevenden of arbodienst.
Afbeelding 1 helpt juist om die fouten te voorkomen, omdat de kolommen naast elkaar staan en de status direct zichtbaar is. Je ziet snel of de hersteldatum nog openstaat, of er al contact is geweest en wie de laatste actie heeft gedaan.
Wat een fout je echt kost
Bij 6 dossiers per kwartaal lijkt een fout klein, maar 15 minuten herstelwerk per dossier is al 1,5 uur extra administratie. Tel daar een verkeerd gepland rooster of een gemiste opvolgafspraak bij op en je bent zo een halve werkdag kwijt.
Waarom consistentie meer waard is dan haast
Een half ingevuld bestand oogt netjes tot iemand er iets uit moet halen. Daarna merk je pas dat een strak ritme goedkoper is dan achteraf puzzelen.
Dat strakke ritme valt pas echt goed te bewaken met een roosteroverzicht, waarin bezetting en opvolging meteen naast elkaar staan.
Zo maak je van dit bestand een vaste routine
De beste manier is om dit sjabloon vast te koppelen aan een bestaand moment, zoals de maandagstart of de salarisrun. Als je 1 keer per week 10 minuten plant, houd je een gemiddeld bestand met 5 tot 15 dossiers per maand bij zonder achterstand.
Vaste gewoonte voor elk dossier
- Open elke maandag het tabblad Verzuimregistratie en werk nieuwe meldingen direct bij.
- Gebruik het dashboard om te controleren of open dossiers nog actie vragen.
- Vul bij elk dossier meteen de verantwoordelijke in, zodat opvolging niet blijft zweven.
Handige Excel-gewoontes
- Kopieer de regels van de vorige maand als startpunt, dan blijft de structuur gelijk.
- Gebruik gegevensvalidatie voor vaste statuswaarden, zodat je niet elke keer andere termen typt.
- Zet voorwaardelijke opmaak op open dossiers, zodat een vergeten opvolging direct opvalt.
Ontgroei je dit bestand, dan merk je dat snel. Bij 50+ medewerkers, meerdere locaties en een strak cao-proces ga je eerder richting hr-software of een verzuimportaal, zeker als meerdere mensen tegelijk wijzigingen moeten doen.
Voor kleinere teams is Excel vaak nog de handigste tussenstap. Je houdt het simpel, maar wel strak genoeg om later zonder gedoe door te groeien.
Voor die tussenstap sluit een overzicht voor urenregistratie logisch aan, zodat je naast status en opvolging ook werktijden strak kunt vastleggen.
Veelgestelde vragen over deze template
Voor ondernemers en teams die ziekmeldingen, contactmomenten en herstelacties overzichtelijk willen vastleggen. Het werkt goed bij een eenmanszaak met personeel, een bv of een vereniging met een administratief medewerker die alles bijhoudt.
Je krijgt Verzuimregistratie, Dashboard en Protocol & Instructies. Daarmee combineer je invoer, samenvatting en werkwijze in één bestand.
Nee, houd je aan de AVG en noteer alleen wat nodig is voor opvolging, zoals contactmomenten, status en verwachte hersteldatum. Medische details horen hier niet in.
Het liefst direct na een ziekmelding en daarna minimaal wekelijks. Bij 3 lopende dossiers kost dat maar een paar minuten per dossier, en je voorkomt dat een herstelafspraak uit beeld raakt.
Het dashboard zet de registratie om in een snel totaalbeeld. Als je bijvoorbeeld 8 open dossiers en 4 afgeronde dossiers hebt, zie je dat direct zonder elk tabblad apart door te lopen.
Als meerdere afdelingen tegelijk werken, je meer dan 50 medewerkers hebt of je veel terugkerende meldingen moet verwerken. Dan wordt verzuimsoftware sneller en veiliger dan handmatig bijwerken in Excel.
Over de makers