Offertevergelijking Excel - Gratis Sjabloon

1. Open tabblad Offertes en vul per leverancier de naam, datum, bedragen en scores in.
2. Controleer of je het juiste btw-tarief gebruikt, meestal 21% voor zakelijke diensten en producten.
3. Vul ook levertijd, garantie en betalingsconditie in, zodat je niet alleen op prijs stuurt.
4. Ga naar tabblad Vergelijking en bekijk welke offerte de hoogste totaalscore heeft.
5. Gebruik tabblad Instructies als je wilt zien hoe je de kolommen het handigst invult.
6. Werk je offertevergelijking steeds bij zodra er een nieuwe aanbieding binnenkomt.

Dit sjabloon is gemaakt voor het moment waarop je drie of meer offertes op tafel hebt en niet wilt gokken. Een administratief medewerker bij een installatiebedrijf kan er een offerte voor 40 werkplekken mee vergelijken, terwijl een penningmeester van een vereniging een nieuwe printer, barinventaris of ICT-abonnement naast elkaar zet.

In de praktijk speelt dit vaak aan het begin van een project, bij de jaarlijkse inkoop of vlak voor een vervanging. Als één leverancier € 9.500 exclusief btw vraagt, een tweede € 9.850 en een derde € 8.900 maar met 8 weken levertijd, dan zie je meteen waarom prijs alleen niet genoeg is.

Voor kleine bedrijven is dit vaak sneller dan losse pdf's naast elkaar leggen

Een zzp'er met een eenmanszaak heeft meestal genoeg aan een simpel overzicht. Bij een bv met meerdere betrokkenen helpt een vast Excel-overzicht om een keuze uit te leggen: prijs 50%, kwaliteit 30%, service 20% bijvoorbeeld.

Afbeelding 1 laat het tabblad Offertes zien

Daarin zie je per leverancier kolommen voor naam, plaats, contactpersoon, offertedatum, geldig tot, product of dienst, aantal, stukprijs, btw en totaalscore. Dat is precies de structuur die je nodig hebt om 4 offertes van bijvoorbeeld € 2.400, € 2.650, € 2.780 en € 3.100 netjes naast elkaar te zetten.

Bij een offertevergelijking kijk je in Nederland vaak eerst naar de btw. Het algemene tarief is 21%, het verlaagde tarief is 9% en sommige prestaties vallen onder 0% of zijn vrijgesteld; in dit sjabloon kun je dus niet alleen de netto prijs, maar ook het totaal incl. btw vergelijken.

Voor facturen en inkoopbesluiten is het ook slim om de administratieve plicht niet te onderschatten. Offertes, bevestigingen en onderliggende stukken bewaar je in de praktijk minimaal 7 jaar; bij onroerend goed geldt 10 jaar. Als je later wilt terugzoeken waarom je voor leverancier A koos in plaats van B, heb je dan direct bewijs in handen.

De keuze tussen per kwartaal en per maand bijhouden

Voor een kleine organisatie is het meestal handiger om offertes per inkoopmoment vast te leggen in plaats van een doorlopende lijst zonder structuur. Kwartaalgewijs bundelen werkt prima als je maar af en toe iets inkoopt; bij een webshop met 300 bestellingen per maand of een kantoor dat elke maand verbruiksartikelen bestelt, geeft een vaste vergelijkingsmethode veel meer grip.

Een concreet rekenvoorbeeld maakt de keuze scherper

Stel: leverancier A vraagt € 4.000 exclusief btw, leverancier B € 3.850 en leverancier C € 4.150. Met 21% btw kom je uit op € 4.840, € 4.658,50 en € 5.021,50; als leverancier B ook nog 10 dagen sneller levert, is de goedkoopste optie niet automatisch de beste. Juist daarom wil je bedragen, levertijd en score in één overzicht zetten.

Voor diezelfde grip op bedragen, levertijden en scores sluit een voorraadbeheersjabloon logisch aan, omdat je daar inkoop en verbruik naast elkaar blijft volgen.

De fout die ik het vaakst zie: iemand vergelijkt alleen de stukprijs en vergeet het totaal. Bij 40 stuks scheelt € 7 per stuk al € 280, maar een langere levertijd van 6 weken kan in een project veel meer kosten als je personeel moet wachten of extern moet inhuren.

Een andere klassieker is een vergeten btw-regel. Een offerte van € 9.000 exclusief btw lijkt netjes, maar met 21% btw is het € 10.890 incl. btw; als je budget maar € 10.000 is, heb je meteen een probleem van € 890. Dat soort rekenfouten zie je vooral als iemand bedragen uit pdf's overtypt.

Scores zonder vaste schaal geven een schijn van objectiviteit

Als de ene inkoper een 8 geeft voor service en de ander uit gewoonte nooit hoger dan een 7, wordt de totaalscore onbetrouwbaar. Werk daarom met een vaste schaal van 1 tot 10 en leg vooraf vast wat een 6, een 8 en een 10 betekenen.

Afbeelding 2 toont de vergelijkingsuitkomst

Daar zie je welk aanbod de hoogste totaalscore heeft en waar de verschillen zitten. Dat voorkomt dat een aanbieding met een lage prijs maar slechte betalingsconditie van 14 dagen per se wint van een aanbod met 30 dagen netto en een veel betere garantie.

Na de beste keuze volgt de vastlegging van de afspraak in een inkooporder, zodat prijs, levertijd en betalingsconditie eenduidig zijn vastgelegd.

De truc is om het bestand niet als los document te gebruiken, maar als vast onderdeel van je inkoopmoment. Koppel het aan je maandafsluiting, je voorraadbestelling of je contractverlenging, zodat je niet elke keer opnieuw hoeft te bedenken hoe je het aanpakt.

Drie gewoontes die echt werken

• Kopieer het tabblad met offertes zodra er een nieuwe ronde start, zodat je oude gegevens niet overschrijft.
• Vul offertes meteen in zodra ze binnenkomen; drie offertes van € 2.000, € 2.250 en € 2.400 zijn later sneller te beoordelen dan losse mails en pdf's.
• Gebruik een vaste volgorde: prijs, btw, levertijd, garantie, score. Dan blijft de vergelijking ook bij 5 leveranciers leesbaar.

Wanneer Excel niet meer genoeg is

Zodra je tientallen leveranciers, contractperiodes en goedkeuringsstappen hebt, wordt een spreadsheet kwetsbaar. Dan is inkoopsoftware of een digitaal werkproces handiger, vooral als meerdere mensen tegelijk offertes moeten beoordelen.

Voor 3 tot 10 offertes per ronde blijft dit Excel-sjabloon in de praktijk meestal de snelste oplossing. Je hebt geen extra systeem nodig, maar wel genoeg structuur om een keuze uit te leggen met cijfers.