Voorraadbeheer Excel - Gratis Sjabloon

1. Stap 1 — Vul op het tabblad Voorraad per artikel de code, naam, categorie, leverancier en vestiging in. Gebruik één vaste artikelcode per product, anders raak je mutaties kwijt.
2. Stap 2 — Vul de inkoopprijs, verkoopprijs, beginvoorraad, inkoopdatum, ingekocht aantal en verkocht aantal in. Bij 60 verkochte stuks en 25 stuks nu zie je meteen of je voorraad nog klopt.
3. Stap 3 — Controleer het veld Voorraad nu, samen met minimale voorraad en herbestelpunt. Zet Herbestellen? aan zodra de voorraad onder je ingestelde grens zakt.
4. Stap 4 — Gebruik het tabblad Dashboard om snel de voorraadwaarde, omzetwaarde en risico per categorie te bekijken. Dat is vooral handig bij maandafsluiting of voor een inkoopronde.
5. Stap 5 — Pas de artikelenlijst aan als je assortiment groeit of krimpt. Een webshop met 300 orders per maand heeft vaak andere grenzen dan een klein magazijn met 40 vaste artikelen.
6. Stap 6 — Controleer aan het einde van de week de laagste voorraden en vul ontvangen leveringen bij. Zo voorkom je dat één vergeten mutatie je hele telling vervuilt.

Dit soort bestand gebruik je meestal in een webshop, werkplaats of klein magazijn waar je geen duur voorraadpakket wilt voor 40 tot 400 artikelen. Een administratief medewerker, magazijnbeheerder of zzp’er met een eenmanszaak vult per mutatie de aantallen in en ziet meteen wat er nog op voorraad ligt.

Neem een webshop met 300 bestellingen per maand en 120 artikelen in het assortiment. Als 15 populaire artikelen telkens een week te laat worden bijbesteld, verlies je al snel omzet en maak je extra spoedkosten. Met een vast Excel-overzicht zie je dat eerder dan met losse pakbonnen.

Voor wie dit tabblad echt nuttig is

Het tabblad Voorraad is vooral handig voor bedrijven die handmatig tellen en bijhouden. Denk aan een installatiebedrijf met 4 monteurs en 60 vaste verbruiksartikelen, of een vereniging die wedstrijdballen, shirts en kantinevoorraad registreert.

Wat je in de kolommen terugziet

Je werkt met artikelcode, artikelnaam, categorie, leverancier, vestiging, inkoopprijs, verkoopprijs, beginvoorraad, inkoopdatum, ingekocht aantal, verkocht aantal en voorraad nu. Daarachter staan minimale voorraad, herbestelpunt, herbestellen, inkoopwaarde voorraad, verkoopwaarde voorraad, marge per stuk, omzetrisico en opmerking.

Waarom dit in Excel werkt

Voor een lijst van 150 regels is Excel vaak sneller dan software die je eerst moet inrichten. Zolang je vooral aantallen, prijzen en herbestelniveaus wilt volgen, is dit een praktische tussenstap voordat je naar een echt ERP-systeem gaat.

Bij voorraadbeheer loop je al snel tegen de btw en je jaarrekening aan. In Nederland geldt 21% btw voor de meeste artikelen, 9% voor een beperkte groep goederen zoals boeken en voeding, en 0% of vrijstelling alleen in specifieke gevallen. Als je voorraadwaarde in december € 18.000 is en je bruto marge 32% bedraagt, wil je die cijfers strak hebben voor je winst-en-verliesrekening.

De fiscale bewaarplicht is 7 jaar, en 10 jaar voor gegevens over onroerend goed. Bewaar dus niet alleen facturen, maar ook de onderbouwing van inkoop, voorraadopname en prijswijzigingen. De Belastingdienst kan bij een controle willen zien hoe je van beginvoorraad naar eindvoorraad bent gekomen.

Voor een voorraadlijst met verkoop aan klanten horen ook factuureisen bij de basis: KVK-nummer, btw-id, opeenvolgend factuurnummer en btw-bedrag per tarief. Werk je met een kleine voorraad en 80 facturen per maand, dan is een strak Excel-overzicht meestal genoeg. Bij meerdere magazijnen, scanners en duizenden regels per maand wordt gespecialiseerde software sneller de betere keuze.

De praktische keuze is simpel: zolang je vooral telling, marge en herbestellen wilt bewaken, is Excel prima. Zodra je met batchnummers, serienummers, UBL/Peppol-facturen of koppelingen met je webshop werkt, wordt handmatig bijhouden te kwetsbaar.

Na die stap naar software is het ook logisch om de jaarrekening opzet erbij te pakken, zodat voorraad, omzet en kosten straks netjes in dezelfde administratie landen.

De grootste fout is een voorraad die niet gelijkloopt met de werkelijkheid. Als je systeem 25 stuks laat zien en er liggen er nog 8, dan bestel je te laat of juist dubbel. Bij een artikel met een marge van € 12 per stuk kost een fout van 30 stuks je al € 360 aan gemiste marge of onnodige voorraad.

Verkeerde aantallen door vergeten mutaties

Een levering van 50 stuks die niet wordt ingeboekt, trekt je hele telling scheef. Bij 10 van zulke fouten per maand ben je niet alleen tijd kwijt aan zoeken, maar loop je ook tegen spoedinkopen en lege schappen aan.

Te lage of te hoge herbestelpunten

Als je herbestelpunt te laag staat, raak je door je buffer heen vóór de nieuwe levering binnen is. Staat het punt te hoog, dan leg je te veel geld vast in voorraad. Bij € 20.000 voorraad en een omloopsnelheid die eigenlijk twee keer zo hoog kan, zit je onnodig liquiditeit vast.

Geen vaste artikelcodes of rommelige namen

Zonder vaste artikelcode krijg je dubbele regels voor hetzelfde product, bijvoorbeeld Verpakkingsdoos A4 en Doos A4 Verpakking. Dan lijkt je voorraad totaal hoger dan hij is en wordt elke telling onbetrouwbaar.

Gebruik dit bestand op een vast moment, liefst direct na de inkoopronde of aan het einde van de werkweek. Koppel het aan een routine die al bestaat, zoals de btw-administratie, de magazijntelling of de maandafsluiting.

Werk met vaste momenten

• Controleer elke vrijdag de artikelen onder het herbestelpunt.
• Werk ontvangen leveringen meteen bij, niet pas aan het einde van de maand.
• Kopieer het tabblad van de vorige maand als je nieuwe periode begint.

Houd de invoer schoon

• Gebruik dezelfde artikelcode voor elk product.
• Vul prijzen en aantallen direct in, zodat je geen losse notities hoeft over te typen.
• Laat één persoon de hoofdadministratie doen; bij drie mensen krijg je sneller dubbel werk en foutieve aantallen.

Wanneer Excel te klein wordt

Heb je meerdere vestigingen, scanners, batchnummers of meer dan 10.000 regels aan mutaties per jaar, dan is een spreadsheet vaak te kwetsbaar. Dan is voorraadsoftware met koppeling naar je winkel of boekhouding meestal de betere stap.

Na de stap naar voorraadsoftware sluit een factuursjabloon daar logisch op aan, zodat de administratie en verkoopfacturen netjes op elkaar blijven aansluiten.