Receptuur kostprijs Excel - Gratis Sjabloon

1. Vul op het tabblad Ingrediënten je inkoopprijzen, eenheden en categorieën in. Werk met actuele prijzen, anders rekent het model oude marges door.
2. Ga naar Recepturen en koppel elk gerecht aan de juiste ingrediënten en hoeveelheden per portie.
3. Controleer de verkoopprijs excl. btw en kies het juiste btw-tarief. Voor horeca is dat vaak 9% of 21%, afhankelijk van wat je verkoopt.
4. Bekijk de berekende brutowinst, marge % en foodcost %. Een gerecht van € 3,20 kostprijs bij € 12,00 verkoopprijs geeft bijvoorbeeld € 8,80 brutowinst.
5. Gebruik het Dashboard om te zien welke recepten te duur zijn of te weinig marge hebben.
6. Werk prijzen meteen bij als inkoop stijgt. Een prijsstijging van 10% op een ingrediënt dat 40% van de kostprijs vormt, tikt direct door in je marge.
7. Lees Handleiding als je het bestand wilt kopiëren voor een nieuwe menukaart of seizoenstoets.

Dit sjabloon is gemaakt voor de kok die elke maand menuprijzen moet bijstellen, de bedrijfsleider van een lunchzaak met 80 couverts per dag en de administratief medewerker van een cafetaria die wil weten of een broodje hamburger van € 6,50 nog uit kan. Bij 40 gerechten met elk 8 ingrediënten zit je al snel op 320 regels rekenwerk; met dit bestand hoef je dat niet meer handmatig te doen.

Afbeelding 1 toont het tabblad Recepturen. Je ziet daar kolommen voor Recept-ID, Gerecht/Drank, Categorie, Verkooplocatie, Portiegrootte, Ingrediënt, hoeveelheid per portie, eenheid, inkoopprijs per eenheid, ingrediëntkost per portie, totaal receptkostprijs, verkoopprijs excl. btw, btw-tarief, verkoopprijs incl. btw, brutowinst, marge %, foodcost % en prijsadvies.

Dat is precies de opbouw die je in de praktijk nodig hebt. Een pizzeria met 25 pizza's en 12 drankregels kan zo per product zien waar de marge weglekt, bijvoorbeeld als mozzarella 18% duurder wordt of de verkoopprijs nog op een oude kaart staat.

Wie hier vooral mee werkt

Je ziet dit soort sheets vooral bij eenmanszaak-horeca, bv's met meerdere vestigingen en cateraars die per locatie anders inkopen. Ook een penningmeester van een sportkantine kan hier wat mee, zeker als er elke week andere snacks, fris en koffie over de toonbank gaan.

Waarom de kolommen zo zijn ingericht

De scheiding tussen recept en ingrediënt voorkomt dat je dezelfde inkoopprijs 20 keer apart hoeft te typen. Dat scheelt fouten en maakt prijsvergelijking sneller, zeker als je per seizoen wisselt tussen een soep van € 1,10 kostprijs en een borrelplank van € 4,95.

In de horeca speelt de btw direct mee in je prijs. Het algemene tarief is 21%, het verlaagde tarief is 9%, en sommige leveringen kunnen onder 0% of vrijgesteld vallen; voor eten en drinken op locatie kom je in de praktijk vaak uit op 9% of 21%, afhankelijk van wat je verkoopt en hoe je het levert.

Afbeelding 2 laat het tabblad Ingrediënten zien. Daar staan de inkoopprijzen per eenheid, zoals € 2,40 per kilo tomaat of € 0,18 per stuk ei, zodat je per portie automatisch de kostprijs kunt optellen zonder een losse calculator.

Voor een bord pasta met € 1,85 aan ingrediënten en een verkoopprijs van € 11,50 excl. btw kom je op € 9,65 brutowinst. Zet daar 9% btw op, dan wordt de prijs incl. btw € 12,54; bij 21% wordt dat € 13,92. Dat verschil van € 1,38 maakt in de horeca meer uit dan veel mensen denken.

De handigste werkwijze is om verkoopprijzen excl. btw als basis te nemen en de btw pas op het eind toe te voegen. Dan stuur je op marge en niet op een prijs inclusief belasting die per productgroep kan verschillen. Voor een menukaart met 30 items geeft dat veel rust bij herprijzen.

Wat je juridisch en administratief moet borgen

Receptuurprijzen zijn geen verplichte fiscale registratie, maar de onderliggende inkoopfacturen vallen wel onder de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Voor horeca die veel met verse producten werkt, is dat geen luxe: zonder bonnetjes kun je je kostprijs niet meer onderbouwen.

De grootste fout is dat mensen alleen naar verkoopprijs kijken en niet naar portiegewicht. Een keuken die 250 gram kip op een gerecht zet in plaats van 180 gram, verhoogt de kostprijs al snel met € 0,70 tot € 1,20 per bord; bij 300 borden per week is dat ruim € 18.000 per jaar.

Afbeelding 3 toont het Dashboard. Daar zie je snel welke recepten een hoge foodcost % hebben, welke marges onder druk staan en welke gerechten afwijken van je norm. Als een burgermenu op € 5,90 kostprijs staat en je verkoopt het voor € 14,00, dan heb je nog € 8,10 brutowinst; maar zakt de marge door slordige inkoop naar € 4,50, dan verdamp je per 100 porties al € 140.

Een tweede fout is werken met verouderde inkoopprijzen. Als kaas 12% duurder wordt en je rekent dat drie maanden niet door, dan loopt een lunchzaak met 600 verkochte tosti's per maand al snel honderden euro's mis. In een drukke zaak merk je dat niet op dagbasis, maar wel op de maandafsluiting.

Ook de btw-fout zie ik vaak terug: een product staat exclusief scherp geprijsd, maar inclusief btw net boven de concurrent. Je denkt dat je concurrerend bent, terwijl je feitelijk € 0,80 tot € 1,50 te hoog zit per gerecht.

Wat de schade concreet maakt

Bij 50 verkochte gerechten per dag is een fout van € 0,40 per portie al € 600 per maand. Dat is precies waarom je dit soort berekeningen niet uit het hoofd moet doen, maar in een sheet met vaste formules.

Gebruik dit bestand niet als los rekenblad, maar als vast onderdeel van je prijsronde. Het beste moment is vlak voor de menukaartwissel, na de inkoopronde of vlak voor het seizoen begint; dan zie je meteen of de kostprijs nog past bij je verkoopprijs.

Afbeelding 4 toont het tabblad Handleiding. Daar staat hoe je de tabbladen invult, welke cellen je moet aanpassen en hoe je een nieuwe set gerechten kopieert zonder formules kapot te maken.

Zo blijft het actueel

• Kopieer aan het begin van elke maand het receptoverzicht en ververs alleen de prijzen die echt zijn veranderd.
• Werk met een vaste dag, bijvoorbeeld na de inkoopfacturen of voor de btw-aangifte, zodat je het niet vergeet.
• Gebruik dezelfde portiegrootte per gerecht; een wijziging van 20 gram lijkt klein, maar verandert je marge direct.
• Zet nieuwe ingrediënten meteen in het tabblad Ingrediënten, anders ga je alsnog handmatig rekenen.

Als je meer dan 100 recepten, meerdere vestigingen of dagafhankelijke productie krijgt, wordt Excel op een gegeven moment krap. Dan wil je naar een voorraadsysteem of een horeca-ERP, maar tot die grens is dit soort sjabloon precies goed: snel, controleerbaar en zonder onnodige ruis.