Boekhouding & btw
Margeregeling btw Excel - Gratis Sjabloon
Bereken per transactie de brutomarge, btw-regeling en verkoopresultaat met Invoer, Margerekening, Dashboard en uitleg.
2026-07-03
292 downloads
4.8/5
Template downloaden
Dit is een Excel-sjabloon voor de margeregeling btw: je legt per inkoop en verkoop vast wat de brutomarge is, of de marge binnen de regeling valt en wat dat betekent voor je administratie. Het bestand bevat vier tabbladen: Invoer, Margerekening, Dashboard en Uitleg.
Handig als je handelt in tweedehands goederen, gebruikte apparatuur of margeproducten en je snel wilt zien welke transacties winst geven. Op het tabblad Invoer zet je de regels neer, op Margerekening zie je de berekening, en het Dashboard vat de resultaten samen in aantallen en bedragen.
De belangrijkste voordelen van deze Excel-template
- Je ziet per transactie direct de brutomarge in euro’s, zonder handmatig te rekenen.
- Je bewaart in één bestand de inkoopprijs, verkoopprijs, datum, categorie en opmerking per regel.
- Je signalereert snel verlieslatende transacties, bijvoorbeeld een artikel van € 310 inkoop en € 295 verkoop.
- Je krijgt een overzicht van de verdeling verkoop, inkoop en marge in het Dashboard.
- Je werkt met vaste kolommen, waardoor invoerfouten sneller zichtbaar worden.
- Je houdt de administratie van margegoederen overzichtelijk voor controle door de Belastingdienst.
- Je bespaart tijd bij de btw-administratie doordat je transacties gestructureerd vastlegt.
Stap-voor-stap uitleg
- Open het tabblad Invoer en vul per transactie de datum, type, artikelnaam, leverancier of klant en bedragen in.
- Controleer of de inkoopprijs en verkoopprijs als bedragen zijn ingevuld. Bij een marge van € 250 inkoop en € 375 verkoop is de brutomarge € 125.
- Gebruik het tabblad Margerekening om de uitkomst per regel te controleren en te zien welke transacties winst of verlies opleveren.
- Bekijk Dashboard voor de totalen, zodat je in één oogopslag ziet hoeveel marge je hebt opgebouwd.
- Pas de categorieën alleen aan als je je eigen artikelgroepen wilt volgen, bijvoorbeeld elektronica, meubels of fiets.
- Werk het bestand wekelijks of maandelijks bij, bijvoorbeeld tegelijk met je btw-aangifte of maandafsluiting.
- Bewaar het bestand per boekjaar apart, zodat je later snel kunt terugzoeken bij vragen of controle.
Inbegrepen functies
Tabblad Invoer met kolommen voor datum, type, artikelnaam, categorie, leverancier of klant en opmerking.
Automatische berekening van de brutomarge op basis van inkoopprijs en verkoopprijs.
Tabblad Margerekening voor detailcontrole van de transacties.
Tabblad Dashboard met samenvatting van totalen en verhouding per categorie.
Duidelijke opmaak met vaste kopregels en kleurgebruik voor snel scannen van de administratie.
Geschikt voor transacties met gebruikte goederen, tweedehands voorraad en margeproducten.
Praktisch voor mkb, webshops, winkels en handelaren die margegoederen verwerken.
De regels en bedragen die je bij de margeregeling scherp moet houden
De margeregeling draait om spullen die je zonder volledige btw-aftrek doorverkoopt, zoals gebruikte goederen, kunst, antiek of verzamelobjecten. De administratie moet dan per transactie kloppen, want bij een brutomarge van € 500 telt niet alleen de verkoopprijs, maar ook de onderbouwing van de inkoop en de juiste behandeling in je btw-administratie.
Voor de btw-aangifte is het praktische punt helder: je wilt per maand of kwartaal snel kunnen zien welke verkopen onder de margeregeling vallen. Een gewone btw-administratie werkt vaak per kwartaal, maar als je veel margeartikelen hebt en vaak inkoopt, geeft een maandelijkse interne controle meer rust. Dan zie je sneller of je inkoop van € 12.000 en verkoop van € 16.800 echt voldoende marge geeft.
Wat je minimaal moet vastleggen
De vaste combinatie is datum, omschrijving, inkoopprijs, verkoopprijs en categorie. Zonder die vijf onderdelen wordt een controle achteraf onnodig lastig, zeker als je voorraad uit meerdere bronnen komt.
Wat ik in de praktijk het handigst vind
Werk met één vast invoermoment per week. Dat is meestal beter dan losse aantekeningen in de loop van de dag, omdat je dan minder correcties hebt en de marges meteen zichtbaar zijn.
Waar het bij margehandel in de administratie vaak misgaat
De btw in Nederland kent 21% als hoofdregel en 9% voor een deel van de goederen en diensten, maar de margeregeling wijkt daar administratief van af omdat je de btw niet over de volledige verkoopprijs berekent. Bij margehandel is de inkoop- en verkoopregistratie dus belangrijker dan een losse factuur met btw-bedrag.
Voor de bewaarplicht geldt in Nederland meestal 7 jaar, en 10 jaar voor gegevens over onroerend goed. Een handelaar die 2.000 transacties per jaar verwerkt, moet die regels niet alleen kennen, maar ook zorgen dat de onderbouwing van de inkoop terug te vinden blijft.
Factuur- en dossiergegevens die je niet mag vergeten
Op facturen en dossiers horen in de praktijk onder andere een KVK-nummer, btw-id, factuurdatum, opeenvolgend factuurnummer en een duidelijke omschrijving. Voor margegoederen wil je daar ook de herkomst van het artikel naast hebben, bijvoorbeeld uitruil, inkoop van particulier of overname uit faillissementsvoorraad.
Het verschil tussen snel werken en correct werken
Bij een eenmanszaak is de administratie meestal eenvoudiger dan bij een bv, maar de margeregels blijven inhoudelijk even scherp. Mijn standpunt: houd de regels strak op dossierniveau, niet op gevoel, want bij 100 artikelen met een gemiddelde marge van € 60 gaat het al snel om € 6.000 die je correct moet kunnen onderbouwen.
Zo maak je van dit bestand een vaste routine
De duurste fout is een artikel als gewone btw-verkoop behandelen terwijl het eigenlijk onder de margeregeling valt, of andersom. Dan klopt je administratie niet en ben je tijd kwijt aan herstelwerk, soms met verschillen van honderden euro’s per maand als je 50 tot 100 transacties hebt.
Een andere fout is een inkoop zonder bewijs. Koop je een batch van 25 fietsen voor samen € 4.500 en ontbreekt de herkomst, dan wordt de controle achteraf lastig en moet je vaak terug naar mail, appjes of kassabonnen.
Fouten die je echt geld kosten
Een foutieve margeberekening van € 25 per stuk lijkt klein, maar bij 80 verkopen per kwartaal is dat al € 2.000 verschil in resultaat. Tel daar hersteluren bij op en je bent al snel een halve dag tot een hele dag kwijt.
Dit gaat in kleine bedrijven het snelst mis
Bij kleine winkels en webshops ontstaat het probleem meestal aan de inkoopkant: te weinig detail, te weinig ordening en te laat invoeren. Dan moet je achteraf reconstrueren, en dat kost meer dan het direct goed registreren van de eerste keer.
Die reconstructie eindigt vaak alsnog in een factuurtemplate, omdat daar de inkoop, bedragen en btw meteen strak vastliggen.
Hoe je het spreadsheet onderdeel maakt van je maandwerk
Koppel het invullen aan een bestaande actie, bijvoorbeeld de maandagmorgen, de kassasluiting of je maandafsluiting. Als je elke week 30 minuten inplant en gemiddeld 40 transacties verwerkt, heb je per jaar ongeveer 2.000 regels strak op orde.
Praktische gewoontes die werken
- Kopieer het tabblad van de vorige maand zodat de structuur gelijk blijft.
- Vul transacties direct in na ontvangst van de inkoopbon of verkoopbon.
- Controleer elke week de regels met een negatieve marge.
- Gebruik vaste categorieën zoals meubels, elektronica en fietsen.
- Sluit de maand af met een korte controle van totalen op het Dashboard.
Wanneer Excel niet meer genoeg is
Bij enkele honderden transacties per maand blijft Excel prima werken, zeker als je overzicht nodig hebt en niet meteen een boekhoudpakket wilt. Ga pas over op software als je voorraad, barcodes, koppelingen met kassa of meerdere gebruikers echt nodig hebt.
Voor de dagelijkse telling van contante ontvangsten en uitgaven sluit een kasboek daar logisch op aan.
Veelgestelde vragen over deze template
Voor iedereen die margegoederen verkoopt: handelaren in tweedehands spullen, winkels met gebruikte voorraad, webshops met refurbished producten en ondernemers die per transactie de marge willen volgen.
Je vult per regel de transactiedatum, het type, de artikelnaam, de categorie, de leverancier of klant, de plaats, de inkoopprijs, de verkoopprijs en een opmerking in. Daarmee kun je later precies zien waar de marge vandaan komt.
Ja, het sjabloon is opgezet om de brutomarge per transactie te laten zien op basis van inkoop en verkoop. Bij een inkoop van € 250 en verkoop van € 375 zie je direct € 125 marge.
Nee, de margeregeling werkt anders dan een gewone btw-verkoop. Je administratie moet juist laten zien welke artikelen onder de margeregeling vallen en hoe de marge per transactie is opgebouwd.
Meestal geldt een bewaarplicht van 7 jaar, en 10 jaar voor gegevens over onroerend goed. Bewaar dus ook de onderbouwing van inkoop en verkoop netjes per boekjaar.
Als je veel meer transacties krijgt, meerdere gebruikers nodig hebt of voorraad- en kassakoppelingen wilt. Voor enkele honderden regels per maand blijft Excel meestal praktisch en snel genoeg.
Over de makers