Oninbare vordering Excel - Gratis Sjabloon

1. Vul op het tabblad Vorderingen per factuur de debiteur, factuurdatum, vervaldatum en het bedrag in. Werk met het bestaande rekenmodel voor btw en openstaand saldo.
2. Noteer ontvangen deelbetalingen direct in de juiste kolom. Bij een factuur van € 1.210,00 waarvan € 500,00 binnen is, blijft er € 710,00 openstaan.
3. Markeer een post als vervallen als de betaling uitblijft. Na 30 dagen te laat zie je snel welke dossiers voor aanmaning of afboeking in aanmerking komen.
4. Controleer op het tabblad Boekingen welke regel je nodig hebt voor de afboeking in de administratie. Daarmee leg je de mutatie vast voor je jaarrekening en winst-en-verliesrekening.
5. Kijk op het Dashboard naar totalen, aantallen en percentages. Dat helpt vooral als je maandelijks 15 tot 50 open posten hebt.
6. Gebruik het tabblad Instructies als vaste werkwijze voor jezelf of je collega. Dan blijft de invoer gelijk, ook als je het bestand overneemt voor een nieuwe maand of een nieuw boekjaar.

Dit sjabloon is bedoeld voor de momenten waarop een factuur al lang over de vervaldatum heen is en je wilt weten wat je nog kunt innen en wat je moet afboeken. Denk aan een zzp'er met 12 open facturen, een administratie bij een bv met 40 debiteuren of een penningmeester die aan het eind van het kwartaal 8 achterstallige contributies moet opruimen.

In de praktijk ontstaat de behoefte vaak vlak na de btw-aangifte of bij de maandafsluiting. Een installatiebedrijf met € 18.500 aan open posten en 6 facturen ouder dan 60 dagen wil snel zien welke posten nog een kans hebben en welke alleen nog administratie kosten.

Wie dit in Nederland gebruikt

Een boekhouder gebruikt dit soort overzicht om per debiteur te bepalen of een betalingsregeling nog zin heeft. Een administratief medewerker zet er de laatste herinnering in, een plaatsnaam en een dossierverwijzing, zodat er bij een telefoontje niet opnieuw gezocht hoeft te worden.

Wat je met de kolommen doet

De kolommen factuurdatum, vervaldatum, deelbetaling ontvangen en openstaand saldo maken direct duidelijk hoeveel er nog openstaat. Bij een factuur van € 1.500,00 waarvan € 900,00 is betaald, zie je meteen dat er nog € 600,00 resteert voordat je überhaupt over afboeken praat.

Waarom dit sneller werkt dan losse notities

Een los geheugensteuntje of mailmap raakt na drie weken zoek. In een bestand met status, kans op incasso en oninbaar bedrag houd je de lijn vast, en dat scheelt vooral tijd als je 25 open posten tegelijk moet nalopen.

Na die 25 open posten ligt een kostenoverzicht ook voor de hand, zodat je per dossier meteen ziet welke bedragen al zijn betaald en welke nog openstaan.

Bij een oninbare vordering gaat het niet alleen om innen, maar ook om de administratieve verwerking van de btw. Als je eerder btw hebt afgedragen over een factuur die later niet wordt betaald, kun je die btw onder voorwaarden corrigeren via je aangifte over het tijdvak waarin vaststaat dat de vordering oninbaar is.

Voor facturen met 21% btw betekent dat in de praktijk vaak dat je het btw-bedrag apart moet kunnen aanwijzen. Bij een factuur van € 1.210,00 inclusief btw zit er € 210,00 btw in; bij volledige oninbaarheid wil je dat bedrag niet kwijtraken in een losse tekstregel, maar zichtbaar maken in je overzicht en boeking.

De btw-kant van afboeken

Als je met deelbetalingen werkt, blijft de btw-correctie ook deelmatig. Betaalt een klant van die € 1.210,00 nog € 500,00, dan is het openstaande deel € 710,00 en hoort de eventuele btw-correctie daarop aan te sluiten, niet op het oorspronkelijke totaal.

Waarom een vaste drempel handig is

Ik vind het praktisch om voor jezelf een harde grens te gebruiken, bijvoorbeeld 60 dagen na vervaldatum een eerste herinnering en 90 dagen een beslissing: incasso, regeling of afboeken. Zo voorkom je dat een bedrag van € 85,00 drie maanden in je administratie blijft rondzweven terwijl de opvolging meer kost dan de vordering zelf.

Administratieve onderbouwing telt

Bewaar de verwijzing naar e-mail, brief of dossier in het sjabloon. Voor de Belastingdienst en voor je eigen jaarrekening is dat gewoon slimmer dan achteraf proberen te reconstrueren waarom een post van € 740,00 is weggeboekt.

Die vastlegging sluit mooi aan op een boekhoudsjabloon, waarin je ook direct ziet wanneer een post van € 740,00 is afgeboekt en waarom.

De duurste fout is een post afboeken zonder eerst het openstaande saldo goed te bepalen. Als een klant van € 2.420,00 al € 1.000,00 heeft betaald en je schrijft toch het volle bedrag weg, dan klopt je debiteurenstand niet en corrigeer je later dubbel werk in het grootboek.

Een tweede fout is btw en hoofdsom door elkaar halen. Bij een factuur van € 605,00 inclusief 21% btw is de btw € 105,00; als je alleen het totaal noteert, zie je later niet meer welk deel je kunt herzien en welk deel gewoon omzetverlies is.

Vergeten deelbetalingen

Ik zie vaak dat een betaling van € 150,00 op een oude factuur nergens wordt verwerkt. Daardoor lijkt een post nog volledig open, terwijl het echte probleem alleen nog € 320,00 is; dat maakt aanmanen en afboeken onnodig chaotisch.

Te laat beslissen

Wie te lang wacht, betaalt de prijs in tijd. Tien open posten die elk 15 minuten extra zoekwerk kosten, leveren al 2,5 uur administratie op, en dan heb je nog niets geïncasseerd.

Geen bewijs van oninbaarheid

Als je zonder dossierverwijzing boekt, ontbreekt later de onderbouwing. Een afboeking van € 980,00 zonder mail, rappel of afspraak kost je geen boete op zichzelf, maar wel veel gedoe bij controle of bij het opstellen van de winst-en-verliesrekening.

Dit soort overzicht werkt alleen als je het koppelt aan een vast moment. De handigste routine is: elke vrijdag bijwerken, of direct na de btw-aangifte alle posten ouder dan 30 dagen nalopen.

Vaste werkstappen

• Werk steeds eerst de nieuwste betalingen bij, zodat het openstaand saldo klopt.
• Gebruik het tabblad van vorige maand als startpunt; bij 18 regels ben je dan sneller klaar dan opnieuw beginnen.
• Zet een vaste drempel voor opvolging, bijvoorbeeld 30 dagen voor de eerste herinnering en 90 dagen voor afboeking.
• Houd de invoer strak met dezelfde redencodes, zodat je later kunt filteren op oninbaar, deelbetaling of regeling.

Wanneer Excel niet meer genoeg is

Bij 200 open debiteuren, meerdere betaaltermijnen en automatische aanmaningen loop je tegen de grenzen van Excel aan. Dan is debiteurenbeheer of boekhoudsoftware handiger, vooral als je facturen, betalingen en herinneringen automatisch wilt koppelen.

Wat ik in de praktijk aanraad

Voor een kleine administratie is dit sjabloon precies goed zolang je de aantallen beperkt houdt. Zodra je elke week meer dan 30 mutaties verwerkt, wordt discipline belangrijker dan mooie opmaak en moet je het bestand echt als proces gebruiken, niet als losse lijst.