Omzetprognose horeca Excel - Gratis Sjabloon

1. Vul op tabblad Prognose het aandeel omzet eten en drinken in. Bij een restaurant is 60% eten en 40% drinken een logische start.
2. Werk per maand de openingsdagen, zitplaatsen en bezettingsgraad bij. Als je in juli 28 dagen open bent en 55% bezetting haalt, zie je meteen het effect op het aantal gasten.
3. Controleer de gemiddelde besteding per gast. Bij € 42 per gast op 500 gasten draait een maand al snel € 21.000 omzet.
4. Kies op tabblad Scenario's een voorzichtige, normale of sterke variant. Zo vergelijk je bijvoorbeeld 450, 550 en 650 gasten zonder de basis te overschrijven.
5. Bekijk het Dashboard voor omzet, inkoopkosten en marge. Gebruik dat als basis voor je weekplanning en inkoop.
6. Pas alleen de invoercellen aan en laat de formules staan. Dan blijven alle totalen en grafieken automatisch kloppen.

Dit sjabloon is gemaakt voor de ondernemer die elke maand wil weten waar de omzet vandaan komt. Een restaurant met 55 zitplaatsen en 26 openingsdagen heeft iets heel anders nodig dan een café dat vooral op vrijdag en zaterdag draait.

De gebruiker is vaak een zzp'er met een eenmanszaak, een bedrijfsleider van een bv of een administratief medewerker die de cijfers voor de maandafsluiting klaarzet. In de praktijk gebeurt dat vlak voor de btw-aangifte of aan het begin van het seizoen, als je wilt weten of extra personeel of ruimere inkoop nog uit kan.

Een concreet voorbeeld: 28 dagen open, 55 zitplaatsen en 58% bezetting leveren 448 gasten op als je uitgaat van ongeveer 28 gasten per dag. Met € 42 besteding per gast kom je dan op € 18.816 omzet in een maand; één verschil van 5 procentpunt bezetting scheelt al ruim € 1.600.

Voor restaurant, café en lunchzaak

Het sjabloon werkt vooral goed als je omzet uit meerdere stromen bestaat. Denk aan een lunchzaak met dagomzet uit broodjes en koffie, of een café waar drankverkoop het grootste deel van de omzet bepaalt.

Waarom het tabblad Prognose handig is

Op tabblad Prognose zie je direct wat een wijziging in bezetting doet met je gasten en omzet. Dat maakt het makkelijker om keuzes te maken over personeel, openingstijden en inkoop voor drukke weken.

Wat je van het dashboard mag verwachten

Afbeelding 2 toont het dashboard met kerncijfers en een grafiek. Je leest daar sneller af of de maand boven of onder je doel ligt dan in een losse lijst met getallen.

Voor horeca draait een prognose niet alleen om omzet, maar ook om btw en marge. In Nederland geldt meestal 21% btw op drank en 9% op veel etenswaren, terwijl vrijgestelde of 0%-situaties beperkt zijn; dat verschil moet je dus in je aanname meenemen.

Als je per maand 1.000 bonnen van gemiddeld € 18 hebt, loopt alleen de bruto omzet al op tot € 18.000. Gaat daarvan 35% op aan inkoop, dan blijft € 11.700 over vóór loon, huur en energie; op dat punt wil je de liquiditeit strak volgen.

Voor de administratie geldt de fiscale bewaarplicht van 7 jaar. Facturen met leveranciers, kassastaten en telrapporten moet je dus netjes bewaren, zeker als je omzetprognose later naast de realisatie wordt gelegd.

Werk je met personeel, dan telt ook het vakantiegeld mee: minimaal 8% van het brutoloon. Bij € 12.000 brutoloon per maand is dat € 960 extra last; dat soort bedragen hoort thuis in een realistische prognose, niet achteraf in de knel.

Btw per kwartaal of per maand

De meeste kleine horecabedrijven doen btw-aangifte per kwartaal. Kies per maand alleen als je structureel veel voorbelasting hebt of snel grip wilt op een seizoensdip; anders maakt kwartaalrapportage je administratie rustiger.

Waarom onderscheid tussen eten en drinken nodig is

Afbeelding 1 laat zien dat het sjabloon aparte percentages voor eten en drinken gebruikt. Dat is handig, omdat een omzetmix van 60% eten en 40% drinken andere btw-effecten en marge laat zien dan een zaak met vooral drankverkoop.

De grootste fout is een omzetprognose maken op alleen gevoel. Als je 10% te optimistisch rekent op 500 gasten per maand, mis je al snel € 2.000 tot € 4.000 aan realistische inkoop- en personeelsdruk in je planning.

Een tweede fout is de inkoop te laag inschatten. Bij een omzet van € 25.000 en 38% inkoopkosten ben je € 9.500 kwijt aan inkoop; reken je per ongeluk met 28%, dan lijkt je marge € 2.500 hoger dan die in werkelijkheid is.

Ook zie ik vaak dat ondernemers het verschil tussen piekdagen en rustige dagen wegmiddelen. Een zaak die op zaterdag 90% bezetting haalt en op dinsdag 30% zakt, heeft een heel ander personeelsplaatje dan een vlakke maand met 55% bezetting; zonder dat onderscheid stuur je blind.

Verkeerde marge geeft verkeerde beslissingen

Als je denkt dat je € 6.000 brutomarge hebt terwijl het in werkelijkheid € 4.800 is, koop je te vroeg extra voorraad of zet je te veel uren in. Dat loopt niet alleen op in geld, maar ook in stress bij de maandafsluiting.

Waarom scenario's hier beter werken dan één getal

Afbeelding 3 toont de scenario's. Een rustige maand van 420 gasten, een normale maand van 560 gasten en een topmaand van 700 gasten geven veel meer stuurinformatie dan één gemiddelde waar je niets mee kunt.

Te laat vergelijken met de werkelijkheid

Wie pas na de maandafsluiting kijkt, loopt altijd achter de feiten aan. Zet daarom elke week de prognose naast de werkelijke kassacijfers; al een afwijking van € 500 per week is op jaarbasis € 26.000.

Bij die wekelijkse vergelijking past ook een kwaliteitscontrolelijst om de vastgelegde cijfers en werkwijze elke periode op dezelfde manier te toetsen.

Gebruik dit sjabloon op een vast moment, bijvoorbeeld elke zondagavond of direct na de weekomzet. Koppel het aan iets dat toch al gebeurt, zoals het bestellen van voorraad of het maken van het rooster.

Het werkt het best als je steeds het tabblad van de vorige maand kopieert en alleen de invoer wijzigt. Dan houd je je eigen referenties en formules schoon, en voorkom je dat oude aannames in de nieuwe maand blijven hangen.

Bij 12 maanden per jaar scheelt een vaste routine al snel een uur per maand. Dat lijkt weinig, maar in horeca is één uur extra per week al snel genoeg om je cijfers op tijd te hebben voor inkoop en planning.

Drie gewoontes die dit bestand levend houden

• Werk de prognose direct na de kassluiting bij, niet pas aan het eind van de maand.
• Gebruik een vaste kleur voor invoercellen, zodat je niet per ongeluk een formule overschrijft.
• Vergelijk elke maand de prognose met de realisatie en noteer het verschil in het opmerkingveld.

Wanneer Excel niet meer genoeg is

Als je meerdere vestigingen, tientallen productgroepen of kassa-integraties hebt, wordt een spreadsheet snel kwetsbaar. Dan is een kassasysteem met rapportage of boekhoudkoppeling praktischer dan nog een extra tabblad bouwen.

Hoe je het dashboard als startpunt gebruikt

Afbeelding 2 helpt je om in één oogopslag te zien waar je bijstuurt. Als de omzet onder de lijn blijft terwijl de inkoopkosten gelijk blijven, weet je meteen waar de druk op je marge ontstaat.

Voor de opvolging van die druk op je marge is een relatiebeheerblad vaak het logische volgende overzicht.